As irmãs Neireana e Thaís, sócias da Vila Ótica, estão prestes a dar um grande passo na carreira delas: vão lançar uma marca própria em parceria com o pai. E esse sonho só está sendo possível porque elas optaram por sair da gestão manual e agora tem mais tempo para focar em novas metas e estratégias para o negócio.

Ambas cresceram dentro do ramo óptico, com o pai empreendendo no segmento desde que elas eram crianças. Hoje, o patriarca tem uma distribuidora de artigos ópticos e também uma marca própria, a Empório Ótico.

Neire lembra de ajudá-lo com os negócios ainda na infância. “Desde pequenas, quando entrávamos em casa, ele pedia: ‘embala óculos, coloca flanelinha, põe dentro da caixinha’, então vimos toda essa movimentação do ramo“.

Apesar do exemplo do pai, ambas escolheram o caminho da enfermagem a princípio. Mas, com o tempo, as irmãs perceberam que toda a expertise em relação a saúde que conseguiram e a atenção voltada para o cuidado que desenvolveram com a profissão também seriam grandes diferenciais para o segmento óptico. “Uma ótica diferente, liderada por enfermeiras que tem o objetivo de trazer esse cuidado com a saúde ocular”, afirma Neire.

Assim, Thaís decidiu empreender e em 2017 abriu sua óptica na cidade de Três Pontas, em Minas Gerais. A loja começou a prosperar tanto que Thaís já estava com dificuldades de se organizar devido a sobrecarga de atividades como gestora e também na linha de frente de vendas.

Os desafios da gestão manual

Com o crescimento da loja, Thaís começou a perder o controle dos indicadores e resultados da óptica. Na época, toda a gestão era feita com caneta e papel. “Não fazíamos o controle tão sistemático com planilha de excel, era mais livro de caixa, aquela contabilidade bem caseira”, afirma Neire.

Com isso, a irmã tinha grandes dificuldades com fluxo e previsibilidade de caixa, uma vez que ela não tinha controle sobre quando caíam os pagamentos. Além disso, como tudo era feito à mão, toda a compilação de números de venda, estoque, financeiro, entre outros era contabilizado um a um. Com isso, qualquer atividade de gestão precisava ser minuciosa para evitar erros e, assim, Thaís precisava reservar muito tempo do seu dia para se dedicar a isso, o que nem sempre era possível.

Foi nesse momento que ela encontrou o ssOtica e viu no sistema uma forma de solucionar os problemas do negócio.

Como o ssOtica mudou a trajetória da Vila Ótica

Apesar de contratar o ssOtica para melhorar a gestão da loja, Thaís estava tão sobrecarregada que não tinha tempo de alimentar o sistema de forma correta. Foi só quando Neireana passou a fazer parte da loja, um ano depois, que elas começaram a utilizar todos os recursos da ferramenta.

Elas destacam o quão importante foi o suporte da equipe ssOtica para implementar o sistema da loja da forma mais efetiva.

“Nós entramos em contato com o pessoal de treinamento e recebemos capacitação por cerca de dois meses. Treinamentos semanais, depois quinzenais, de acordo com a nossa necessidade.” E foi ainda durante esse período que as irmãs conseguiram sentir as mudanças e ver as melhorias proporcionadas pelo sistema.

O controle de vendas foi um benefício que logo se tornou evidente. Com o sistema, todo o acompanhamento era feito de forma sistemática e, assim, era possível ver de forma rápida o volume de vendas em diferentes períodos. E, com o cadastramento das vendas e forma de pagamento, o fluxo de caixa ficou mais fácil de administrar.

Outro ponto de grande melhoria na Vila Ótica foi em relação ao cadastro de clientes. No ssOtica, o gestor consegue fazer um histórico de cada cliente com informações relevantes de contato, evolução de grau, compras, entre outros. A partir disso, a ótica pode montar ações de marketing e pós-vendas específicas para cada cliente, seja para acompanhar a adaptação do novo óculos ou lembrá-lo que está na hora de renovar as lentes.

Além disso, como o software é online, as sócias têm liberdade para acompanhar os resultados de qualquer lugar. “O sistema me permite visualizar de uma forma real o que está acontecendo de onde eu estiver, eu estando aqui na minha casa ou às vezes em outro lugar”.

Neire destaca também que o ssOtica possibilitou que as sócias enxergassem o negócio de forma mais estratégica. Como o sistema é automatizado, gerar relatórios gerenciais é uma tarefa que pode ser feita em segundos. Desta forma, elas conseguem visualizar um prisma de gestão inteiro da ótica. Com isso, elas agora têm mais tempo para analisar de forma crítica os resultados, traçar metas e propor soluções.

“Hoje temos tempo para pensar, tempo para fazer reunião, melhoria de estratégia, como que nós vamos alcançar a meta do do mês que vem.” Hoje, elas até estabeleceram uma rotina de fazer reuniões semanais com a equipe para se debruçar sobre os resultados da semana e ter um panorama geral da loja.

Segundo Neire, a principal dificuldade foi com a adaptação comportamental da equipe, pois o sistema é bastante intuitivo e fácil de usar. Mudança de hábitos nunca é fácil, mas estabelecer processos claros dentro da loja foi outra grande vantagem decorrente da adoção do ssOtica. “Nós conseguimos padronizar os processos de trabalho, então ganhamos tempo porque as funcionárias falam a mesma língua, eu falo a mesma língua porque trabalhamos da mesma forma”.

O futuro ambicioso da Vila Ótica

Hoje, as irmãs Thaís e Neireana não conseguem mais ver o seu negócio sem o ssOtica. Segundo elas, o sistema foi fundamental para o crescimento da loja e para apoiar os planos para o futuro.

Ainda de acordo com ela, o sistema é prático e intuitivo, o que torna a visualização dos dados mais simples. Assim, tem-se um panorama de toda a gestão com poucos cliques, desde cadastro de clientes até o pós-vendas. Com isso, elas conseguem analisar os dados de forma clara e tomar decisões e estabelecer metas de forma mais assertiva.

“Quando nós implantamos o sistema, em três meses a gente conseguiu ver toda essa gestão, o fluxo de caixa, toda a parte de gestão financeira através da análise. Nós conseguimos perceber o potencial que nós temos para abrir também mais uma unidade.”

As sócias têm grandes planos para o futuro, começando pela abertura de uma nova unidade nos próximos seis meses para o lançamento da marca própria em conjunto com o pai. Elas também sonham em abrir uma franquia da loja nos próximos cinco anos em Minas Gerais até começar uma universidade corporativa para óticas.

Muitos donos de ótica ainda pensam que contratar um sistema para óticas é um custo, mas Neire discorda. Segunda ela, foi um investimento que possibilitou o crescimento da loja. A partir da visão ampla do negócio proporcionada pelo ssOtica, a Vila Ótica conseguiu contratar mais uma funcionária para apoiar na parte mais operacional de gestão e vendas, enquanto as sócias puderam focar na parte estratégica de como aumentar o faturamento.

Viu como o ssOtica transformou a gestão da Vila Ótica? A transição da gestão manual para um sistema específico para óticas foi fundamental para realizar os sonhos das irmãs.

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