Principais desvantagens de usar um sistema genérico em sua ótica

Principais desvantagens de usar um sistema genérico em sua ótica

3 min de leitura

A quantidade de informações produzida diariamente em óticas é cada vez maior. Por isso, centralizar e gerenciar esses dados passa a ser crucial para garantir a boa condução dos processos operacionais, administrativos e gerenciais da empresa. Porém, nem sempre contar com um sistema genérico em sua óptica pode ser o melhor caminho para atingir esse objetivo de organização e gerenciamento de informações.

O uso de sistemas em empresas é uma ação essencial para o processo de gestão. Ao longo do tempo, eles passaram a reunir em um único lugar todas as funcionalidades de todos os setores de uma organização, contribuindo assim para o controle em tempo real das informações e execução mais rápida e eficiente das tarefas operacionais e gerenciais.

Portanto, usar a tecnologia para facilitar as atividades rotineiras é uma grande vantagem. No entanto, se você optar em adotar um sistema generalista para a sua loja, o tiro pode sair pela culatra. Por mais que os sistemas genéricos reúnam os dados de todos os setores da empresa em um só local, eles não são criados de acordo com as necessidades específicas que uma ótica demanda e isso pode causar problemas.

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Conheça a seguir as principais desvantagens de usar um sistema genérico em sua ótica e porque contar com um sistema voltado para a realidade da sua loja pode contribuir para o sucesso do seu negócio.

1. Um sistema genérico não é completamente funcional

Um sistema de gestão precisa ser cem por cento funcional e adequado à realidade de cada tipo de negócio. Quando isso não acontece, são necessárias correções e adaptações que, muitas vezes, são trabalhosas. Nesse sentido, os sistemas genéricos tendem a ser complexos, pois não foram feitos para atender especificamente uma óptica.

Normalmente comercializados prontos, esses sistemas possuem funcionalidades que não são utilizadas e falha ao não contar com outras que seriam essenciais para a realidade da loja. Assim, os benefícios de ter a solução acabam se perdendo e o que deveria trazer eficiência acaba dificultando os processos operacionais e gerenciais.

2. Especificidades

A implementação desses tipos de soluções genéricas demandam do empresário a disposição de um valor considerável de dinheiro. Como muitas vezes todas as necessidades não são atendidas, os recursos acabam sendo aplicados de forma pouco eficaz e você possivelmente precisará investir novamente no futuro em um software especializado para a sua óptica.

Sistemas genéricos, por exemplo, não conseguem documentar as receitas dos clientes, pois não foram construídos para essa finalidade. Além disso, não é possível acompanhar a evolução do grau ou acessar o histórico de compras, funcionalidade essencial para criar vínculo e fidelizar os clientes. Por isso, o ideal é utilizar um sistema desenhado especificamente para uma ótica que leve em consideração todas as especificidades do negócio, contribuindo para a economia de tempo e dinheiro.

3. Laboratórios

Óticas estão sempre em contato com laboratórios para demandar o trabalho de adaptação de óculos de grau e lentes corretivas. Um sistema genérico não é pensado para essa particularidade. Isso dificulta o controle das ordens de serviço enviadas a esses parceiros. Desse modo, acompanhar essas demandas de forma mais rápida e eficiente acaba sendo mais difícil, tornando o processo mais burocrático.

4. Problemas com a emissão de documentos fiscais

A ideia de contratar uma tecnologia é auxiliar o dia a dia da loja, não é mesmo? Muitos sistemas genéricos não são certificados para realizar a emissão de documentos e notas fiscais. Isso traz transtorno e retorna essa atividade burocrática para outro setor, perdendo a eficácia pretendida ao contratar a solução.

Vantagens de um sistema exclusivo para a sua ótica

Um ponto essencial do negócio é o planejamento. Diretamente, isso passa pela forma como é feita a gestão da sua empresa e a experiência dos consumidores na loja. Perguntas como: você investe no cadastro de clientes? Com que frequência esses dados são atualizados? Como você utiliza essas informações a seu favor e em prol da experiência dos seus clientes?

Se você não tiver essas respostas de forma imediata, pode ser a hora de investir em um sistema exclusivo para óticas. Essa ferramenta oferece dados que podem ajudar no planejamento estratégico e no controle gerencial de tarefas diárias. Alem de eliminar a necessidade de contratação de sistemas complementares.

Feito sob medida, esse tipo de sistema leva em conta as demandas da óptica. Com isso, o seu negócio só tende a ser beneficiado. Quando se conta com um sistema exclusivo para óticas, é possível ter acesso a todas as funcionalidades de um sistema genérico, com o plus de ter, também, aplicações elaboradas exclusivamente para atender as necessidades específicas do dia a dia da sua loja.

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