É essencial acompanhar as Ordens de Serviço na ótica. Confira as dificuldades que você pode enfrentar por falta de controle de OS.

Dificuldades que sua ótica pode enfrentar por falta de controle de OS

3 min de leitura

Organização é uma das palavras-chave para o sucesso de um negócio. Se você tem um sistema de gestão, você já está no caminho certo. Ainda mais, um grande passo nesse sentido é fazer o controle das suas Ordens de Serviço. Assim, é possível acompanhar tudo o que é feito na sua ótica. Sabe por que? Porque a falta de controle de OS pode trazer diversos problemas para o seu dia a dia. E você não vai querer que isso aconteça.

As OS’s, ou Ordens de Serviço, são emitidas toda vez que você faz uma venda e solicita algum produto para um fornecedor. Ao fazer o cadastro do cliente, de sua receita e emitir a OS, o processo de desenvolvimento dos óculos começa. Assim, todo esse trabalho pode ser acompanhado pelo sistema, evitando atrasos e possibilitando conferir as informações do pedido. Por isso, é muito importante manter o controle sobre as Ordens de Serviço. Poque elas vão gerir o fluxo das suas entregas.

Para te ajuda a entender como a falta de controle de OS pode impactar no seu negócio, listamos algumas dificuldades que podem aparecer no dia a dia. Acompanhe e fique atento.

Não há controle assertivo do que está em produção no laboratório

Isso pode prejudicar o relacionamento com seus clientes, que podem ligar para saber se os óculos já estão prontos e você não ter a mínima ideia do que ainda está no laboratório e o que já está pronto para ser entregue. Além disso, na hora de organizar pedidos e entregas, você não tem noção do que já foi enviado ou não.

Não sabe se as características desejadas foram cumpridas pelo laboratório

É na Ordem de Serviço que você coloca todas as informações sobre as necessidades visuais do cliente e as peculiaridades dos produtos. Por isso, com falta de controle de OS, você não tem como conferir se o que foi pedido está de acordo com o produto entregue e, consequentemente, se vai atender as necessidades do cliente.

Com isso, dá para perceber que a OS é uma garantia que sua ótica tem para cobrar ao laboratório, pois você emitiu tudo certinho, de acordo com as receitas.

Perde dinheiro por não saber o que foi entregue pelo laboratório ou ao cliente

Com o controle das OS’s, você organiza o fluxo da sua ótica, separando o que já está pronto para ir para o laboratório, o que já está pronto para ser entregue ao cliente e o que acabou de chegar, para preparar as próximas etapas. A falta de controle de OS atrapalha tudo isso, gerando um caos que pode ser percebido pelo cliente que está esperando pelos seus serviços e conta com você para saber se está tudo certo com o que ele compra.

Se documentadas apenas em papel, as OS’s podem se perder

Como dissemos no início desse artigo, se sua ótica é informatizada, já está no caminho do sucesso. Pois ele torna a rotina muito mais prática e assertiva. Se você anota os pedidos e especificações de clientes apenas no papel, corre o risco de toda a organização ruir. E assim, perder informações ou até OS’s no caminho.

Com o sistema, você tem tudo a alguns cliques, salvo na nuvem, acessível de qualquer computador, disponível a qualquer hora, sem perder nenhum dado importante para melhor entrega aos clientes.    

Você não consegue avisar o cliente rapidamente sobre o status da produção

Talvez esse seja o principal impacto da falta de controle de OS. Não manter um canal aberto com seu cliente e atualizá-lo sobre o pedido, pode ser visto como descaso. Além disso, a pior hipótese é não conseguir informações rápidas caso ele peça. Essa situação pode ser uma decepção para o cliente. Pois ele conta com seus serviços e sua parceria.

Se espera um aviso sobre qualquer imprevisto ou quando os óculos estão prontos.

Conclusão: use o ssOtica para combater a falta de controle de OS

 Depois de tudo o que falamos, ficou bem claro a importância de controlas suas Ordens de Serviço bem de perto, certo? E o seu maior aliado nessa tarefa é um sistema de gestão. Ele é feito exclusivamente para as necessidades do seu segmento.

O ssOtica foi feito para te ajudar a controla suas OS’s. Além disso, entrar em contato com o laboratório ou com o cliente durante o acompanhamento. E assim, não perder nada do que acontece na sua loja enquanto isso.

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