Como as Óticas Rodrigo investiu em tecnologia para economizar até 60h de trabalho manual

administração de ótica

As Óticas Rodrigo e o setor óptico

O setor óptico tem se reinventado nos últimos dois anos. Assim como os demais setores da economia, o foco está em tecnologia. Seja ela para melhorar a qualidade dos produtos como hastes mais leves ou lentes melhores, em softwares que garantem maior precisão e conforto na hora de medir a DNP ou até mesmo da própria gestão financeira e de vendas.

O motivo é o comportamento do consumidor que tem mudado conforme as novas tecnologias surgem. Por isso, segundo o acionista das Óticas Rodrigo Sérgio Luiz de Oliveira Filho, que tem três lojas no estado do Rio de Janeiro, revela que é importante estar sempre atento. “O setor tem evoluções diárias e se não nos preparamos, vamos ficando pra trás”, disse.

As lojas ficam nas cidades de Araruama, Bacaxá e São Pedro da Aldeia (RJ). Sérgio de Oliveira administra todo o processo de vendas e administrativo à distância, no escritório que fica no Rio de Janeiro, capital. Segundo ele, sem o auxílio do sistema exclusivo de gestão, o ssOtica, seria difícil acompanhar tudo em tempo real.

“Antes eu fazia tudo por meio de planilhas e sentia a equipe de funcionários muito ‘solta’, sem controle e sem resultados confiáveis, pois as planilhas se perdiam. Há dois anos investi no ssOtica e, com o sistema tenho 99% de confiança na minha gestão que é totalmente remota”, disse.

Hoje, o acionista tem 1398 produtos cadastrados no sistema e isso proporciona, segundo ele, a fazer uma gestão melhor do estoque. Pois é possível identificar quais são os produtos que mais vendem e os que podem entrar em promoção. “Imagina consultar tudo isso por planilha? Perderia muito tempo”.

"Antes eu fazia tudo por meio de planilhas e sentia a equipe de funcionários muito ‘solta’, sem controle e sem resultados confiáveis, pois as planilhas se perdiam. Há dois anos investi no ssOtica e, com o sistema tenho 99% de confiança na minha gestão que é totalmente remota."
Sérgio Luiz O. Filho

O sistema exclusivo auxilia

Esses softwares foram criados para auxiliar na organização, redução de erros e acompanhamento dos resultados. Mas, cada negócio tem uma particularidade diferente e o ramo óptico é assim. Por isso, segundo Sérgio de Oliveira, é importante contar com um sistema exclusivo e não um genérico.

Ainda de acordo com ele, existem algumas peculiaridades financeiras, que somente um sistema específico conseguiria atender. “A maior parte (dos lojistas) estão no Simples Nacional e quando fazemos a devolução de alguma peça, não posso destacar o IPI. Com o ssOtica, essa parte é automática. Se fosse um genérico, teria mais chances de errar”, disse.

O sistema garantiu economia de tempo

A utilização do sistema, de acordo com Sérgio, também auxiliou nos controles das Óticas Rodrigo. Isso porque é possível ter em mãos o cadastro dos clientes em que consta o número de série do produto comprado, além da data e a hora da compra. Mas, onde entra o maior controle?

Segundo Sérgio, ele passou a gerenciar melhor todas as informações. Desde a cadastro de clientes, as vendas, os prazos de garantia dos produtos fornecidos, os envios aos seus fornecedores e laboratórios e tudo mais. Isso permitiu que eles reduzissem tempo e prejuízos. “Agora, com o sistema. Tenho tudo cadastrado”, disse.

O grande segredo: aproximação com o cliente é primordial

A ótica de Sérgio de Oliveira tem mais de 4 mil clientes cadastrados no sistema. Se relacionar com 4 mil pessoas seria extremamente difícil, segundo ele, sem o auxílio do sistema pois precisaria fazer todo o processo de comunicação manual. “Eu conto com o envio de SMS automático para avisar que a receita venceu ou para avisa-lo de algum produto novo”.

O segredo de Sérgio é manter o relacionamento próximo do cliente e não passar mais de 90 dias sem falar com ele. “Em 90 dias ele já esqueceu de você. É importante estar sempre próximo e o sistema me auxilia nessa parte”, conclui.

"Eu conto com o envio de SMS automático para avisar que a receita venceu ou para avisá-lo de algum produto novo."

Como isso foi possível com o ssOtica

O sistema exclusivo para ótica, ssOtica, é uma solução da empresa de tecnologia Ipê Digital que nasceu em 2014 para atender a necessidade de um amigo e hoje tem mais de 1,3 mil clientes em todo o Brasil.

As funcionalidades do sistema, ajudaram os clientes a automatizar tarefas como relacionamento pós-vendas com o envio automático de sms ou e-mail, cobrança, emissão de notas fiscais e controle financeiro. Assim, torna-se possível sobrar mais tempo para o gestor dedicar primeiramente nas vendas, treinamento de vendedores e oportunidades de negócios com fornecedores.

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