Como agendar tarefas recorrentes da sua ótica previne erros

Sabe aquele dia que você chega no trabalho e não sabe nem por onde começar suas tarefas? Uma das formas de evitar esse tipo de dor de cabeça é criar uma rotina, que garante uma gestão de tempo eficiente e previne esquecimentos.

O primeiro passo para criar uma rotina adequada na sua ótica é agendar tarefas recorrentes, ou aquelas feitas todos os dias. A partir disso, olhe a lista de agendamentos antes de começar o dia na loja e, ao fim do expediente, confira se tudo foi feito.

Quer saber como fazer isso? Vem com a gente.

O que são tarefas recorrentes?

Tarefas recorrentes são aquelas repetitivas que você faz com frequência e que são importantes para o bom funcionamento do negócio. Alguns exemplos do dia a dia da sua ótica são:

– Controle de estoque: com registro de tudo que entra e sai, planejamento de compras de materiais em falta e controle de giro de estoque;

– Acompanhamento de Ordens de Serviço: ideal para entender como está o fluxo de cada pedido, desde a solicitação, passando pela produção e até a entrega ao cliente;

– Organização de prazos de entrega: ajuda a notificar o cliente quando os óculos estiverem prontos e cobrar os fornecedores se algo atrasar.

Como o agendamento de tarefas recorrentes ajuda na organização da ótica?

Como essas tarefas acontecem de forma constante, elas já fazem parte da rotina da sua equipe. No entanto, às vezes, na correria, alguma informação pode ficar para trás. Uma entrega prevista para o dia pode ter atrasado e, se o cliente chegar para buscar, você não terá como atender a expectativa dele.

O agendamento das tarefas é ideal para prevenir erros assim, já que ajuda cada vendedor a listar o que tem de mais importante para cada dia e seguir o planejamento. Além disso, é uma forma de criar padrões para os processos, pois mesmo que cada pessoa tenha sua forma de controlar o que faz, um sistema de agendamento ajuda a dar uma visão geral da rotina.

Essa prática ajuda a garantir maior eficiência operacional para sua ótica, organizando melhor o tempo, prevenindo esquecimentos, definindo melhor os prazos e aumentando a produtividade da equipe.

Existem diversos tipos de ferramentas que você pode usar para agendar as tarefas:

Planilhas Manuais

Crie tabelas com a lista de tarefas, responsáveis, prazos e demais informações importantes e incentive sua equipe a preencher dentro de um período determinado. Por exemplo, se as tarefas são diárias, separe um tempo no início da semana para listar o que deve ser feito a cada dia.

Google Agenda ou Google Tarefas:

Usando ferramentas online, toda a equipe pode acessar de qualquer lugar ou dispositivo e atualizar suas atividades. Além disso, é possível criar alertas e notificações para verificar as tarefas de acordo com a prioridade, ajudando a não esquecer ou errar prazos.

Ferramentas de gestão ou o Trello:

Nesses sistemas, você pode criar colunas e tarefas, separando tipo de atividade e funcionário pelas cores dos cards. Dessa forma, é possível organizar um período maior e detalhar as tarefas, com descrição do que precisa ser feito, até mesmo para informar as outras pessoas da equipe.

Usando os recursos dessas ferramentas, integrados às demais informações do dia a dia da sua ótica, você previne erros e garante maior eficiência nas entregas. Tudo isso ajuda a fazer um bom atendimento ao cliente e ter uma equipe engajada e organizada, sem esquecer nada de importante!

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