5 motivos para você abandonar as planilhas agora

5 motivos para você abandonar as planilhas na sua ótica

Abandonar as planilhas pode parece tarefa difícil para os gestores que estão acostumados com ela. No entanto, esse processo pode ser mais simples do que se imagina. Quando se está começando em um negócio, as planilhas podem são uma ferramenta de organização muito útil, seja para uma óptica ou qualquer negócio.

No entanto, conforme a loja cresce e o volume de informações aumenta, optar por um sistema acaba sendo essencial. Isso se dá não apenas por conta do volume de movimentação, mas também por questões de segurança e agilidade na hora de fazer os lançamentos e análise dos dados.

Foi pensando nisso, que listamos nesse post, 05 motivos para você abandonar as planilhas de vez e adotar um sistema para controlar a sua ótica. Confira

Mais segurança

As planilhas podem ser convenientes, no entanto, com o crescimento do negócio, é importante zelar cada vez mais pela segurança dos dados. As movimentação financeiras, de estoque e vendas da óptica precisa ser sigilosa. Apenas o dono e os funcionários de confiança devem ter acesso a essas informações.

Mesmo com senha, uma planilha pode ser apagada ou até mesmo acessada por pessoas que tenham algum conhecimento tecnológico. Já com um programa para óticas, os recursos de segurança são muito mais avançados, com criptografia de dados e controle de acessos configurados por usuário.

Não perca tempo e dinheiro com anotações manuais e não atualizadas na sua ótica.

Mais flexibilidade

A gestão da sua óptica deve ser feita de forma flexível e descomplicada. E isto fica díficil com o uso de planilhas, já que este modelo pressupõe que as atualizações das informações devem ser feitas por um único arquivo.

Na maioria dos casos, as entradas e as saídas são anotadas em um controle à parte. Esse é um dos fatores que aumenta o risco de esquecer lançamentos que deveriam ser realizados imediatamente. Quando você opta por um sistema específico, você pode fazer a gestão de todos os lançamentos e finanças da óptica com facilidade e rapidez.

Maior detalhamento dos gastos

Outra desvantagem das planilhas, é a sua limitação em relação ao detalhamento de gastos e gráficos de desempenho. Para criar este tipo de dado no documento, é necessário ter um conhecimento avançado em Excel. Somente assim, o proprietário ou responsável conseguirá fazer uma análise de todas as informações e construir as fórmulas necessárias.

Quando a óptica é de pequeno porte, este procedimento ainda é possível. No entanto, a medida que esta cresce, fica praticamente impossível manter todas as informações de forma segura. Ao optar por um programa específico, é possível detalhar de forma simples e rápida, receitas e despesas, controlar o estoque, assim como obter resultados de desempenho através de relatórios.

Aumento da produtividade

As planilhas podem ser consideradas vilãs da produtividade, tanto do gestor quanto de sua equipe. Afinal, elas levam tempo para serem atualizadas, além de requererem análises constantes por você e pelo seu time.

Com um sistema de gestão exclusivo para ópticas, os lançamentos podem ser realizados em tempo real e você pode focar no planejamento estratégico, já que a atualização fica por conta do sistema.

Simplificação da gestão

A partir do momento em que as movimentações da óptica crescem, naturalmente a planilha fica mais complexa devido à quantidade de dados inseridos. Com isso, o documento demora mais para abrir, para carregar e ainda existe a possibilidade de ter seus dados corrompidos, devido à complexidade das informações e fórmulas.

Junto a isso, aumenta consideravelmente o risco de ter dados perdidos, o que poderia causar um sério problema para a gestão da sua óptica.

O que está esperando para abandonar as planilhas?

Depois de todas essas informações, ficou claro o quanto a organização da sua ótica fica instável quando feita com planilhas. Ao optar por um sistema específico, o processo de atualização é mais rápido e simples. Além disso, você tem a garantia de que seus dados estão seguros devido aos backups constantes.

Não perca tempo e abandone as planilhas na sua loja, substituindo-as por um sistema para óticas. E se você ainda tem dúvidas sobre as vantagens e desvantagens de um trocar a ferramenta

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