Entenda os principais motivos para libertar-se das planilhas

entenda por que você deve se libertar das planilhas na sua ótica

Quando a sua ótica começou, você provavelmente fez anotações manuais ou criou planilhas em seu computador para acompanhar os custos, investimentos, vendas, estoque e toda a parte financeira. Com o passar do tempo, é natural que as vendas aumentem e o movimento na sua ótica também. É neste momento que atualizar diariamente as informações nessas planilhas fica mais difícil e toma muito tempo.

Como já falamos, “tempo é dinheiro” para os donos de óticas e com o mercado cada vez mais competitivo, vender mais e investir tempo no que realmente importa é primordial. Por isso, saiba os principais motivos para se libertar das planilhas e fazer uma gestão completa da loja de forma simples e prática.

Agilidade e praticidade

Quando você abre uma planilha em Excel, embora existam funções que facilitam os cálculos, os dados financeiros precisam ser inseridos um a um. Isso demanda tempo e muita paciência.

Já em um sistema exclusivo para óticas, você acessa a área desejada e insere as informações que necessita. Além disso, todos os funcionários que estão envolvidos na gestão dos números, poderão ter acesso aos dados atualizados. Isso não acontece no caso das planilhas, já que é necessário o envio para os interessados cada vez que você insere um número ou informação.

Chega de tarefas operacionais na sua Otica

Integração das equipes

Para que as vendas sejam cada vez mais assertivas, seus funcionários precisam estar informados. A equipe de vendas deve saber o que tem no estoque. O financeiro deve acompanhar os resultados da loja e assim por diante. Mesmo que sua ótica seja pequena e tenha poucos funcionários, fazer com que todos tenham acesso às informações importantes, tornará o trabalho mais prático e tomará menos tempo.

Com um sistema exclusivo, os vendedores poderão consultar se há o produto disponível no estoque sem a necessidade de solicitar a última planilha. Também saberão quais os produtos foram vendidos no dia para que seja dada a baixa no estoque e até mesmo lançar o pedido do cliente (principalmente de óculos de receituário) mais rápido.

Esse último processo é ainda mais estratégico, pois você já faz o cadastro do cliente e as informações dele ficarão em seu banco de dados. Quando você usa as planilhas, essas informações podem ficar desencontradas, desatualizadas e ainda podem se perder.

Relatórios completos

Todo mês é sempre igual. Você precisa levantar os relatórios da ótica e isso inclui analisar o fluxo de caixa, saber quanto sobrou e quanto faltou, identificar os produtos que mais venderam e os que estão “encalhados” e assim por diante. Esse trabalho fica cansativo com as planilhas, porque deve ser feito cruzamento de informações manualmente.

Já com um sistema exclusivo para óticas, basta alguns cliques e a aplicação de alguns filtros, como data, tipo de relatório, entre outros, que as informações serão mostradas na tela do computador.

Mobilidade

A palavra da vez é mobilidade. Conseguir trabalhar de qualquer lugar e dispositivo que não seja somente o seu, é sinônimo de eficiência. Por isso, quando você conta com um sistema para óticas, a mobilidade no seu dia a dia está garantida. Pois, é possível administrar e consultar todas as informações de qualquer lugar, uma vez que, todas as informações são armazenadas na nuvem.

Mas como fazer a transição para as planilhas?

Se você chegou até aqui, é porque quer automatizar a gestão da sua ótica e dar um passo a mais no seu negócio. Por isso, separamos dicas rápidas de como você pode fazer essa transição para abandonar as planilhas e melhorar os controles da sua loja:

1 – Pesquise sobre os sistemas para óticas:
O primeiro passo é pesquisar se há um sistema exclusivo para óticas que encaixe na sua necessidade.

2 – Salve suas informações:
Guarde as últimas planilhas atualizadas para que você possa fazer consultas futuras.

3- Fale com a sua equipe:
Esse processo de automação é importante que você envolva todas as pessoas que fazem parte da sua ótica. Para que elas estejam cientes de que a partir daquele momento, as informações devem ser atualizadas no sistema. Lembre-se: toda mudança gera resistência. Portanto, motive as pessoas sobre a importância da decisão.

4- Faça um teste real em um sistema:
Alguns sistemas oferecem testes gratuitos para os interessados. Aproveite esse momento para conhecê-los e saiba se eles realmente irão ajudá-lo no dia a dia da sua loja.

E aí, gostou do artigo? Acredita que este seja o momento de mudar a gestão da sua ótica? Clique aqui e comece agora mesmo a usar o ssOtica gratuitamente.

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Roberto

COO e Co-fundador do ssOtica.O ssOtica é um sistema de gestão exclusivo para Ópticas, que auxilia na organização e gestão da sua loja.

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