6 Dicas para monitorar a sua ótica à distância
As responsabilidades do dono de ótica muitas vezes exigem que ele se ausente da loja com frequência. Seja para resolver problemas com o banco, visitar fornecedores ou participar de feiras do setor – o gestor precisa ficar longe da rotina da ótica. Nesses momentos, como monitorar a ótica à distância?
Aqueles que não tem um processo de vendas definido e possuem dificuldades em delegar tarefas são os que mais sofrem. Afinal, concentrar todas as atividades e informações importantes em uma só pessoa acaba se tornando um empecilho para que a ótica funcione bem independente da presença do dono.
Para solucionar este problema, o gestor precisa ter as ferramentas adequadas para monitorar o desempenho da loja mesmo à distância.
Separamos algumas dicas que vão ajudar você a acompanhar sua ótica mesmo estando longe! Confira:
O melhor aliado do gestor é, sem dúvida, o uso de ferramentas que permitem o acompanhamento das atividades da ótica de qualquer lugar.
Por isso, para donos de óticas que precisam ficar longos períodos fora da loja, centralizar a gestão em um software online é fundamental. Pois o uso de sistemas de gestão, como o ssOtica, contém funcionalidades que auxiliam na organização das informações da ótica, facilitando o acesso a dados de vendas, estoque, financeiro, entre outros, sempre que necessário e em tempo real.
Imagine que você está fazendo uma visita a um fornecedor e precisa da atual posição de estoque de armações de receituário para negociar uma compra. Com um software de gestão online, você consegue consultar o número atualizado apenas com acesso a internet no celular.
Além disso, programas de gestão também contribuem para a padronização e otimização de processos. Ao invés de ter que fazer a baixa de um produto no estoque, abrir uma ordem de serviço e cadastrar uma nova venda em planilhas ou cadernos diferentes, por exemplo, o sistema de gestão faz isso em poucos cliques, proporcionando agilidade para a rotina da ótica.
Outras ferramentas também são úteis em situações em que o gestor está longe, como as plataformas de armazenamento de arquivos em nuvens (Google Drive, One Drive, Dropbox), videoconferência (Microsoft Teams, Skype, Zoom) e o bom e velho Whatsapp para conversar com a equipe diariamente.
Um dos pontos principais para conseguir monitorar sua ótica à distância é ter indicadores e números claros para se acompanhar.
Planejar metas para sua óptica contribui não só para controlar o desempenho da loja, como também ajuda a construir uma visão a longo prazo para a empresa.
Um conceito de gestão interessante para aplicar é usar metas “SMART”. Esta sigla em inglês significa que metas precisam ser específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo bem estabelecido para serem cumpridas.
Desta forma, elas são mais fáceis de serem monitoradas à distância, possuem mais chances de serem atingidas além de contribuir também para o engajamento da equipe, principalmente quando está aliado a um bom plano de comissões de vendedores.
Alguns exemplos de metas SMART para sua ótica são:
Como já dito, a tecnologia é a melhor amiga da gestão à distância. Além das suas vantagens para otimização de processos, ela também tem um papel importante para o monitoramento do espaço físico da loja.
Em questão de segurança, a melhor estratégia é tentar antecipar situações de risco e, assim, preveni-las de acontecer. Atualmente, sistemas de monitoramento de câmeras podem ser acessados 24 horas por dia de qualquer lugar. Quando instaladas em locais estratégicos, as câmeras podem ser utilizadas para identificar e até prevenir roubos.
A instalação de alarmes também gera benefícios, uma vez que elas avisam tanto para o gestor quanto para a polícia quando há invasões no local.
A tecnologia pode também ser útil para monitorar o dia a dia dos funcionários da loja. Quer saber se os colaboradores estão respeitando o horário de expediente? Faça a troca da marcação de ponto de papel por um sistema online. Assim, o gestor consegue acompanhar diariamente a assiduidade da equipe de onde estiver.
Uma gestão à distância na sua ótica só será bem sucedida se gestor e equipe tiverem uma comunicação eficiente. A melhor forma disso se tornar realidade é estabelecendo uma rotina de contato.
Primeiro, defina quais os melhores canais para ter momentos de atualização das atividades da loja e atenha-se a eles. Evite utilizar muitos canais ao mesmo tempo para que as informações não fiquem espalhadas. Após ter isto claro, estabeleça um cronograma para os contatos.
Algumas ideias para aplicar na sua ótica:
Outro ponto importante é sempre ter em mente os tópicos a serem discutidos antes de iniciar uma reunião de acompanhamento. Desta forma, o momento será mais produtivo pois há um objetivo claro a ser cumprido e ambas as partes podem se preparar com antecedência.
Outra dica é definir um tempo máximo para o encontro, assim evita-se que a discussão se disperse do tópico inicial.
Um dos principais erros dos donos de ótica é concentrar todo o conhecimento, dados e decisões em si. A princípio, este comportamento mostra o quanto o gestor se preocupa com o desempenho da loja e trabalha para o seu sucesso.
No entanto, centralizar toda a gestão em uma só pessoa mostra que o proprietário não tem confiança no trabalho da sua equipe. Assim, prefere se sobrecarregar com tarefas e deixar seus colaboradores dependentes da sua presença.
Para que uma gestão à distância funcione, a equipe precisa estar capacitada para lidar com todos os desafios diários da ótica. Incentivar a autonomia dos colaboradores contribui para aumentar a motivação e senso de responsabilidade do grupo, além de otimizar o tempo do gestor que pode se dedicar a ações mais estratégicas.
E uma boa capacitação não precisa ser um investimento alto para sua ótica. Há diversas opções gratuitas para oferecer à sua equipe como artigos e ebooks do ssOtica, palestras e treinamentos de instituições como Sebrae e até materiais educativos de fornecedores.
Monitorar sua ótica à distância não precisa ser um momento de estresse e aflição para o dono de ótica.
Por mais que seja difícil delegar tarefas e consolidar processos, este é um passo importante se você quer levar sua ótica a um novo patamar de sucesso.
Para ajudar nesses momentos, o ssOtica é o parceiro ideal. O sistema de gestão líder do mercado óptico reúne a administração da ótica em um só lugar. A ferramenta pode ser acessada de qualquer lugar pois todas as informações são armazenadas em nuvem, proporcionando flexibilidade para o gestor.
O software consolida todos os processos de vendas na ótica, tornando a rotina da loja mais ágil e organizada. Além disso, o ssOtica possui um interface intuitiva para que toda a equipe consiga usar com facilidade, dando mais autonomia para os colaboradores e liberdade para o gestor.
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