Como organizar e controlar as contas a receber na sua ótica

Colocar as contas em ordem, cobrar, receber em dia e sair no lucro, são só algumas das etapas envolvidas com as contas a receber da sua ótica. Assim como é importante planejar e organizar as contas a pagar, é preciso controlar de perto o que você tem a receber, seja de seus clientes ou de seus parceiros. Afinal, é o equilíbrio entre o que entra e que sai na sua loja que vão definir o seu sucesso.

Quando você acompanha de perto o que há para receber, fica mais fácil saber onde estão as faltas e inadimplências. Isso irá ajudá-lo a correr atrás de um possível prejuízo de forma mais assertiva. Não tenha receio de estabelecer métodos de lembrar a seus clientes e parceiros sobre os pagamentos ou saldo devedor. Em uma relação próxima, isso não deve ser um problema. E você precisa garantir o retorno de tudo o que faz na sua ótica.

Para formalizar o controle das contas a receber, comece registrando todas as informações das sua ótica. Faça isso em um relatório comum com a ajuda de uma planilha ou de um sistema de gestão. Assim, você não deixará nenhuma informação passar e ainda terá uma visão completa das entradas no seu caixa. Para te ajudar a dar o primeiro passo nesse caminho de controle e organização, listamos 3 dicas fundamentais. Confira:

1 – Registre todas as suas contas a receber

Você já sabe que é fundamental organizar e anotar tudo o que acontece na sua ótica. Principalmente quando envolve transações financeiras. É por isso que, com as contas a receber, isso é tão relevante. Quando você acompanha o fluxo do seu caixa de perto, consegue enxergar falhas de recebimento, gerar cobranças e receber em ordem tudo o que estão te devendo. Ele é o principal controle para evitar clientes devedores e inadimplentes.

Por isso, organize todas as contas a receber da ótica e estabeleça ações para cada uma. Separe as que são fixas ou recorrentes para não perder o controle; confira o que vem pela maquininha de cartões ou pelo banco e registre o que entra em dinheiro.

Com esse registro e acompanhamento, você ordena e cria uma rotina de conferência que pode fazer toda a diferença. Seu equilíbrio financeiro é o primeiro passo para o sucesso do negócio, não deixe que ele escape das suas mãos.

2 – Procure a ajuda de um contador ou parceiro

Nem sempre você conseguirá fazer todo o controle financeiro da sua ótica sozinho. Nessas horas, conte com a ajuda de um profissional de contabilidade ou de um sistema de gestão para óticas completo. Assim, você terá dados mais concretos e um acompanhamento mais próximo de todas as movimentações que acontecem na sua loja.

Isso acontece porque depois que você organiza o registro das contas a receber, é preciso criar uma rotina para conferir e verificar se está tudo fluindo como planejado. Afinal, além das contas a receber, há também as contas a pagar, os investimentos e o lucro, que dependem muito do que você recebe.

Um contador vai te alertar sobre os pontos altos e baixos do seu controle financeiro, além de te ajudar com a parte burocrática. Já um sistema para óticas te ajudará a controlar melhor e gerar dados sobre o seu financeiro.

3 – Automatize alertas de cobrança de contas a receber no seu sistema

Como falamos no início do texto, o acompanhamento é fundamental para ter um controle eficiente das contas a receber. No entanto, realizar apenas o controle manual pode tomar muito tempo, e a falta de informações precisas, podem te levar a perder dinheiro.

Se você conta com um processo automatizado para essa atividade, todas as etapas do controle ficam mais fáceis. Com um sistema feito sob medida para sua ótica, dá para ter a visão completa do seu fluxo de caixa. E ele ainda tem um diferencial: você pode automatizar o registro e criar alertas das contas que tem para receber.

Isso te deixa menos preocupado com as contas para focar em decisões, que passam a ser tomadas com base em dados confiáveis. Além de manter suas cobranças em dia, esse controle deixará seu setor financeiro em pleno funcionamento.

Conclusão: conte com um bom parceiro

Começar a documentar esse processo é apenas o primeiro passo. Ter uma boa ferramenta, também pode te ajudar a contornar problemas de clientes devedores que estão minando o lucro e crescimento da sua ótica. Uma dica legal é contar com sistemas que te permitam realizar uma análise de risco de crédito para as vendas a prazo, de forma que você identifique o perfil e hábitos de consumo do cliente antes da compra ser liberada.

Com um sistema como o ssOtica, que fornece uma visão completa e integrada de todas as atividades da sua loja, fica muito mais fácil e simples ter o controle financeiro com apenas alguns cliques.

Fale com nossos consultores e veja como colocar essas dicas em prática, levando sua loja a lucrar muito mais.