Imagine a seguinte situação: seu cliente liga e pergunta em quanto tempo os óculos estarão prontos. Onde você vai buscar essa informação para responder de forma precisa? Se você disse na ordem de serviço, ou OS, você está certo. Elas são o meio de controlar e formalizar o que você precisa entregar. Por isso, nem preciso falar o quanto é importante organizar as ordens de serviço, não é?

Uma OS é aberta a cada vez que você atende um cliente e faz o pedido do item que ele precisa. É por meio dela que você passa as informações necessárias aos seus fornecedores, como laboratórios, para a produção dos óculos.

Ou seja, é uma ferramenta que ajuda a gerenciar o andamento dos produtos e serviços da sua ótica. Assim, você tem controle de como andam suas entregas e consegue responder o cliente que ligou.

Para te ajudar a entender mais sobre o assunto, listamos alguns motivos para ter e organizar as ordens de serviço da sua ótica. Com isso, esperamos que você tenha uma boa prática de gestão. Vamos lá?

Para que serve a ordem de serviço?

O grande objetivo da ordem de serviço é organizar as suas atividades e profissionalizar suas entregas. Com o número da OS, por exemplo, você pode cobrar prazo de entrega de fornecedores e verificar o que está finalizado.

Além disso, elas fornecem os detalhes do serviço. No caso, da ótica, por exemplo, é o meio de garantir que os óculos foram feitos da maneira correta.

Ou seja, a ordem de serviço é o documento que oficializa o que seu cliente pediu e o que você entregou. Com isso, há controle de estoque, de qualidade e até melhor gestão financeira.

Isso porque, depois que entrega o produto para seu cliente, a OS é encerrada e você tem um panorama da prestação de serviço. Portanto, organizar ordens de serviço é o mesmo que organizar seu atendimento do início ao fim.

Vantagens de emitir e organizar as ordens de serviço

Você já percebeu como uma simples ordem de serviço pode fazer a diferença no dia a dia da sua ótica. Isso acontece porque ela organiza as demandas e indica em que ponto está determinado serviço. Sabendo organizar ordens de serviço, você estabelece um fluxo que traz vantagens para seu trabalho, como:

•       Organização de pedidos conforme a agenda dos fornecedores;
•       Garantia do prazo de entrega e do cumprimento das exigências descritas;
•       Analisar o que há no estoque e o que precisa ser reposto, de acordo com as entregas;
•       Calcular os custos do serviço, para precificar de forma correta;
•       Ter todos os detalhes dos óculos para conferência, para que não haja erros na entrega;
•       Por fim, controlar as finanças de acordo com o que foi produzido, pago e recebido, de acordo com a abertura e fechamento de OS.

Problemas ao não emitir ordem de serviço

Assim como as vantagens de uma boa organização de ordens de serviço é clara, há problemas óbvios em não emitir. O primeiro deles é a falta de controle sobre o que está sendo produzido. E é isso que te impede de responder quando seu cliente pergunta e te faz passar vergonha.

Além disso, não dá para conferir se o laboratório seguiu as características necessárias aos óculos, por exemplo. E não é possível garantir que seu cliente receberá tudo conforme pediu, o que pode trazer dores de cabeça.

E, mesmo deixando de lado a relação com o cliente, há as questões internas. Você não consegue cobrar as entregas do laboratório e não tem bom controle financeiro.

Além disso, as informações sobre a produtividade e a fila de demandas se perde e todos trabalham sem rumo. Não tem nada mais problemático para um negócio do que não saber o que há para fazer.

Conclusão: como organizar as ordens de serviço com um sistema de gestão       

Como você já percebeu, ter um bom controle de suas OS é fundamental para o sucesso da sua ótica. E fazer esse controle de forma manual, por meio de anotações ou planilhas, pode deixar tudo pior. A melhor forma de gerenciar suas ordens de serviço é por meio de uma ferramenta como o ssOtica.

O sistema de gestão já tem um espaço para a abertura da ordem de serviço que facilita inclusive o acompanhamento. Além disso, ele integra informações importantes da ótica, para que você não se perca no processo. Você tem mais mobilidade e agilidade ao atender seus clientes, já que ele envia alertas quando a OS é encerrada. É tudo seguro, online e em tempo real, impedindo que você passe por qualquer saia justa com o cliente.

Faça o teste gratuito do ssOtica agora e veja como ele te ajuda a organizar ordens de serviço e todo o gerenciamento da sua ótica.