Um dos segredos para a sua ótica ser bem sucedida é você fazer a gestão de perto. E o que isso quer dizer? Que é preciso ter conhecimento e acompanhar todos os processos da loja, seja referente às vendas, às entregas, ao relacionamento e à atração de novos clientes.

Parece difícil e um tanto quanto complicado não é mesmo? Por isso, existem instrumentos que facilitam o controle interno sobre os dados necessários para essa gestão. E é justamente neste cenário que entra a Ordem de Serviço.

A Ordem de Serviço ou OS – como é popularmente conhecida – é a principal aliada na organização e também na gestão eficiente das óticas. Por meio dela é possível fazer uma gestão eficiente de serviços, além de facilitar a comunicação interna da equipe e as tomadas de decisão. Ela é o documento que você formaliza todos os serviços que são prestados pela ótica a um cliente específico. Por exemplo: a cliente Eliane Medeiros de 29 anos, solicitou um óculos de grau com hastes de polietileno na cor vermelha.

Toda essa descrição, além também da data de produção, de entrega e todos os dados do cliente devem constar na ordem de serviço. Dessa maneira, você irá facilitar o processo interno de execução, além de reter os dados necessários para fazer o contato com o cliente.

Conheça os benefícios de usar a Ordem de Serviço

É por meio dela que serão gerados pedidos de vendas, requisições das peças necessárias para executar o serviço, etc. Assim, esse controle se torna indispensável para sua ótica, já que será com a OS que cada parte da equipe saberá qual serviço deve ser realizado em cada caso.

Lembrando que cada etapa do pedido ou do serviço especificado tem uma informação importante. Além disso, você pode identificar quais são os pedidos que estão em atraso e poder priorizá-los para atender melhor o seu cliente.

Um outro ponto importante para a sua ótica quando você usa a OS, é saber detalhadamente o que já foi recebido em valores com entrada (sinal) e a receber (pagamento restante) dando previsibilidade de receita para o seu fluxo de caixa.

Quais informações tenho com a Ordem de Serviço?

Você consegue ter vários vários tipos de ordem de serviço e isso facilita para acompanhar diversos processos, tanto interno quanto externamente. Vamos citar como exemplo a produção de óculos com montagem de lente no laboratório. Esse é um caso externo e você pode acompanhar as informações abaixo:

• Aguardando Malote;
• Envio para laboratório;
• Conferência interna;
• Aguardando retirada.

Já no interno, quando o assunto é dentro da loja, citamos como exemplo o conserto de hastes dos óculos. Você consegue acompanhar as seguintes informações:

• Separação de produtos;
• Execução da OS;
• Aguardando retirada do cliente.

Siga o passo a passo para montar uma OS:

1. Informe o número da OS. Ele será uma espécie de Identidade do serviço;
2. Coloque o nome do funcionário responsável pela execução;
3. Informe a data de entrega;
4. Descreva os serviços que serão prestados;
5. Identifique os produtos e a quantidade que serão utilizados;
6. Informe o valor a ser cobrado pelo serviço e a forma de pagamento escolhida pelo cliente;
7. Se houver uma entrada, informe que parte do valor já está pago.
8. Se você estiver usando o sistema, terá a opção de imprimir ou salvar a OS, além também de imprimir o documento de protocolo para entregar ao cliente para quando ele retornar à ótica. Veja um modelo abaixo:

Conclusão

A ordem de serviço pode ser feita em papel impresso escrita por um funcionário ou digital por meio de um sistema de gestão exclusivo para óticas. As duas maneiras são eficientes. O problema de fazer manualmente é o acúmulo de papel na loja e a perda de tempo para encontrá-la depois e dar andamento aos processos.

Quando você usa o sistema exclusivo de gestão para ótica, além de ter ao seu alcance todas as informações necessárias, você consegue informar ao cliente via SMS cada etapa da OS, se o pedido está em produção, em fase de conclusão ou concluído para a retirada. Além disso, pode configurar mensagens personalizadas e envio de SMS automático. Tudo isso de forma simples e rápida.

O que achou desse conteúdo? Nos conte como você organiza as demandas hoje na sua ótica e aproveite para conhecer o ssOtica e veja como pode ser mais fácil organizar as ordens de serviço na sua Ótica.