Uma ordem de serviço é muito mais do que um simples documento que registra os pedidos de compra e venda de uma loja. Trata-se de uma forma de comunicação entre os envolvidos na negociação e, consequentemente, é um instrumento valioso na otimização e na gestão de uma ótica.

Conhecendo a importância desse recurso para o dia a dia, preparamos este artigo com tudo o que você precisa saber para criar um modelo de ordem de serviço realmente eficiente para a sua empresa. Confira!

O que é ordem de serviço?

A ordem de serviço, também conhecida pela sigla OS, é como um fio condutor entre os diferentes processos.

Para o cliente, é uma importante maneira de ter certeza de que receberá o produto conforme pediu.

Para o vendedor, é uma forma de confirmar e evitar possíveis erros na solicitação para os fornecedores.

Já para gestores de óticas, a ordem de serviço permite acompanhar o que está sendo comercializado, de qual forma, com quais custos e lucros.

Por fim, para os fornecedores, possibilita fabricar corretamente os produtos sem margens de erros.

Estes são alguns dos motivos por que você deve organizar as ordens de serviço da sua ótica. Contudo, para que uma OS seja realmente útil, ela precisa ter alguns dados essenciais. Veja agora quais são e implemente imediatamente na sua ótica.

Dados que não podem faltar em uma ordem de serviço

Ter uma ordem de serviço de qualquer jeito na sua ótica pode ser tão problemático quanto não ter a ferramenta de forma alguma. Então, por mais que pareça trabalhoso, é necessária uma atenção maior ao formato da ordem de serviço e às informações que devem constar nela. Aqui, listamos alguns dados que não podem faltar em uma OS.

Número de registro

Pode parecer óbvio, mas na sua ordem de serviço deve constar numeração para que o documento seja facilmente encontrado. Os códigos de identificação devem ser simples para que agilizem a comunicação entre clientes, colaboradores e fornecedores.

Dados do cliente

Nome completo, CPF e RG, data de nascimento, endereço, telefone e e-mail são essenciais em uma ordem de serviço.

No momento que a venda está sendo feita, também é aconselhável que o vendedor descubra por qual canal o cliente prefere ser contatado. Assim, em futuros contatos, a ótica pode falar com o consumidor na linguagem e no formato que melhor o atenda.

Informações sobre o produto ou o serviço contratado

Quanto mais detalhes, melhor. Os dados sobre o produto ou o serviço devem ser bem explicados neste campo da ordem de serviço para que não haja dúvidas nem erros de confecção e entrega.

Anexos importantes

Uma boa ordem de serviço deve ter espaço para anexos como receitas e orientações médicas, fotos e referências.

Ordens de serviço com anexos podem gerar novas vendas, uma vez que a ótica vai criando um histórico de experiências com o consumidor. Assim, tem inúmeros motivos para novos contatos e fidelização do cliente.

Informações sobre pagamento

É indispensável que, na ordem de serviço, conste qual foi a forma de pagamento (cartão de crédito, débito, Pix, boleto, etc.), valor total, valor de desconto, parcelamentos, entradas e quaisquer outras informações pertinentes que possam ser válidas para o departamento financeiro.

Data de compra e entrega

Com as informações sobre dia, mês e ano da venda, os gestores podem verificar padrões de comportamento do consumidor e identificar os meses mais lucrativos e os mais difíceis.

Além disso, é possível buscar soluções para agilizar o processo da venda e da entrega. Ter os dados de entrega também dão a confiança ao cliente da data exata de recebimento do produto.

Meio de entrega

O cliente vai retirar o produto na ótica ou vai ser entregue? Em tempos de pandemia, é importante que a sua ótica tenha serviços de entrega, caso o cliente prefira receber o produto em casa.

Por isso, não se esqueça de registrar se o cliente vai retirar o produto ou prefere entrega, mesmo que o serviço seja cobrado à parte (caso seja, é necessário colocar a informação também no campo de pagamento).

Nome do vendedor

Colocar o nome do vendedor responsável pela venda é fundamental, tanto para fins administrativos como financeiros, principalmente se houver erros no pedido ou caso haja comissões de vendas a serem pagas.

Status da ordem de serviço

Neste campo da ordem de serviço, qualquer pessoa que tiver acesso ao documento saberá identificar em qual situação está o pedido e, se necessário, tomar providências imediatamente sem depender de outras pessoas. Ou seja, é uma forma de ajudar a manter a organização da ótica.

Como uma OS ajuda na organização da sua ótica?

A ordem de serviço traz para a sua ótica agilidade no atendimento, boa comunicação entre os envolvidos e, principalmente, organização. Para isso, os dados inseridos na ordem de serviço devem ser ricos em informações claras e objetivas, evitando erros e potencializando novas vendas.

Falta de controle do que está em produção no laboratório, não saber se as características técnicas foram cumpridas e perder dinheiro por não saber o que foi entregue são algumas das razões pelas quais é prejudicial ter ordens de serviço desorganizadas na sua ótica.

A melhor maneira de garantir essa organização é contratar um sistema de gestão que possa ser facilmente acessado e atualizado. Assim, você tem os dados essenciais para administração da ótica sempre à mão.

Por fim, são muitas as vantagens em utilizar ordens de serviço bem estruturadas e com dados essenciais de todo o processo de venda por meio de um sistema de gestão específico para óticas:

• controle de tudo o que está sendo produzido pelo laboratório;
• consulta de status com apenas alguns cliques;
• previsão de entrega de cada pedido;
• economia com serviços gráficos;
• controle e organização perante ao cliente;
• informações integradas com um sistema de ordem de serviço.

Enfim, um sistema eficaz para ordem de serviço aumenta a organização, o controle e a lucratividade do negócio. Mas, enquanto a sua ótica ainda não conta com um sistema, baixe o nosso modelo para controlar e acompanhar diariamente os serviços abertos na sua loja.