Dificuldades enfrentadas pela desorganização das ordens de serviço

Muitas Óticas hoje em dia, enfrentam muitas dificuldades por um fator simples: a desorganização das ordens de serviço.  Isso porque, organização é uma das palavras-chave para o sucesso de um negócio.

As OS’s, ou Ordens de Serviço, são emitidas sempre que você faz uma venda. É a partir dela que você irá solicitar a produção ao laboratório, de acordo com as características do produto.

Ao fazer o cadastro do cliente, de sua receita e emitir a OS, o processo de desenvolvimento dos óculos começa, até a entrega final para o cliente. Acompanhar este trabalho prevene que falhas aconteçam e coloquem sua Ótica em uma posição ruim diante de seus clientes.

Por isso, é muito importante evitar a desorganização das ordens de serviço. São elas que vão gerir o fluxo das suas entregas e vendas da sua loja. Para te ajuda a entender como a falta de controle de OS’s pode impactar no seu negócio, listamos algumas dificuldades que podem aparecer no dia a dia.

Acompanhe e veja como contorná-las:

Não há controle do que está em produção no laboratório

Quando há desorganização nas ordem de serviço de uma Ótica, o controle de produção é prejudicado. E isso, irá refletir diretamente no relacionamento com seus clientes.  Imagine se uma pessoa ligar para saber se os óculos já estão prontos e você não ter a mínima ideia do que ainda está no laboratório?

Ou ainda pior: você não sabe que o item já está pronto para entrega e perde a entrada no caixa. Além disso, na hora de organizar pedidos e entregas, você não tem noção do que já foi enviado ou não.

Não sabe se as características foram cumpridas pelo laboratório

É na ordem de serviço que você coloca todas as informações sobre as necessidades visuais do cliente e as peculiaridades dos produtos. É por isso que, com a desorganização das ordens de serviço, não tem como conferir se o que foi pedido está de acordo com o produto entregue.

Como consequência, ele pode ainda não atender as necessidades do cliente e gerar prejuízos. Com isso, dá para perceber que a OS é uma garantia que sua ótica tem para cobrar ao laboratório.

Perde dinheiro por falta não saber o que foi entregue

Controlando as OS’s, você organiza os fluxos da sua ótica, separando-os por etapas. É possível saber desde o que foi para o laboratório, até o que acabou de chegar para entrega ao cliente. Dessa forma, a rotina fica mais transparente e todos da sua Ótica podem consultar o status de produção.

Imagine perder dinheiro ou entradas em caixa por não ter o controle dos pedidos? Agora, se há a desorganização das ordens de serviço, tudo isso fica comprometido, gerando um caos que pode ser percebido pelo seu cliente.

Se documentadas apenas em papel, as OS’s podem se perder

Quando uma Ótica opta por controlar as OS’s apenas em papel ou planilhas, ela corre o risco de toda a organização ruir. Isso porque, neste tipo de gestão, é comum de perder informações ao longo das etapas.

Com um sistema você tem tudo documentado e salvo na nuvem. E esses dados podem acessados de qualquer computador, a qualquer hora, mesmo se você não estiver na loja.

Assim sua Ótica não perde nenhum dado importante e oferece a melhor entrega aos seus clientes.

Você não consegue avisar o cliente sobre o status da produção

Talvez esse seja o principal impacto da desorganização das ordens de serviço. Sem elas, você não mantém um canal aberto com seu cliente, para notificando-o sobre o status de seu pedido. Além disso, esse cenário pode ser ainda pior: você pode não conseguir respondê-lo caso ele questione essa informação. Isso pode ser uma decepção para o cliente, que conta com seus serviços e sua parceria.

Lembre-se: ele sempre espera que você o avise sobre qualquer imprevisto ou quando os óculos estão prontos. Seja com o envio de SMS ou com uma ligação, você deve sempre avisá-lo.

Use ferramentas para combater a desorganização das ordens de serviço

Depois do que falamos, ficou claro como a desorganização das ordens de serviço, comprometem o sucesso da sua loja, certo? E, como falamos no texto, o seu maior aliado nessa tarefa é um sistema de gestão, feito exclusivamente para Óticas. Contar com ele, é um grande passo rumo ao controle das suas Ordens de Serviço e acompanhamento de tudo o que é feito na sua ótica.

Um sistema para óticas pode te a controla suas OS’s, cobrar o laboratório ou e entregar o melhor produto ao seu cliente. Se você quer resolver esse problema na sua loja, conheça o ssOtica, faça o teste gratuito e comprove como ele pode ser útil para organização desse processo.