A gestão eficiente de sua ótica é fundamental para o seu sucesso enquanto negócio, e para fazer isso bem feito, uma das estratégias mais importantes é a emissão de ordem de serviço ou OS. São elas que vão determinar o fluxo do seu negócio e, por isso, você precisa tê-las sob controle.
As ordens de serviço são todas as ações executadas no dia a dia da sua ótica. Por exemplo, um cliente pediu novos óculos, com nova armação e lentes. Você emite uma ordem de serviço para que o pedido seja feito. Em seguida, encaminha a armação para o laboratório, junto com a receita e as especificidades. Depois, é só aguardar o produto pronto ser entregue novamente na loja para entrar em contato com o dono do produto. Ou seja, é com a emissão da OS que o fluxo começa, gerando movimento para sua ótica.
Como você já sabe o que são as OS’s, aposto que já entendeu o tamanho da importância delas para o pleno funcionamento do seu negócio. Agora, o próximo passo é entender passo a passo como fazer emissão de ordem de serviço em sua ótica. Essa etapa por ser realizada por meio dos protocolos ou planilhas que você já usa, ou com um sistema de gestão. Pegue seu bloco de anotações e veja como emitir suas OS’s:
Passo 1 – Cadastro de produtos
O primeiro passo é registrar os produtos e serviços oferecidos pela sua ótica dentro do controle que você já usa. Isso ajudará a identificar o que gerou a OS e facilitará na hora de selecionar o que precisa ser feito. E, é claro, dá uma noção mais completa e integrada da sua ótica, o que permite acompanhar as transações de perto.
Passo 2 – Cadastro de Clientes
Depois de ter o controle sobre os produtos, é a vez de ter informações sobre os seus clientes. Com esses dados, você consegue identificar o que está rodando dentro da ótica. Além disso, pode se comunicar melhor com seu público e pensar em estratégias para tornar a experiência dele cada vez melhor. No caso do registro e emissão da ordem de serviço, fica mais fácil ver de onde veio a solicitação e para onde volta a ação realizada.
Passo 3 – Cadastro de Receitas
Com o registro das receitas, fica ainda mais tranquilo verificar se a emissão da ordem de serviço está sendo feita de forma correta. Além disso, você consegue ter um histórico de seus clientes e pode emitir alertas sobre vencimentos e possíveis alterações.
É uma forma de mostrar atenção com as necessidades de seu cliente, o que é muito importante para a imagem da sua loja. Para fazer esse cadastro, vá até o registro do cliente e adicione os dados da receita entregue por ele.
Passo 4 – Abertura e emissão de Ordem de Serviço
Ao fazer a emissão de ordem de serviço, são iniciadas várias atividades dentro da sua ótica. Desde a escolha de produtos, verificação de estoque, até o envio para o laboratório, conferência de receita e entrega para o cliente.
Na abertura da OS que você irá preencher as informações necessárias, como data, previsão de entrega, cliente, produto e outros. É por isso que, quando uma ordem de serviço é emitida, todos os processos da sua ótica são integrados para fazer com que a entrega do produto ou serviço seja efetivada.
Passo 5 – Abertura da venda a partir da OS
Quando uma ordem de serviço é encerrada, automaticamente é convertida em uma venda. Isso significa que todas as etapas necessárias para a execução do serviço ou entrega do produto foram cumpridas corretamente. Agora, você já pode contar com entrada em caixa. A partir disso, entra o processo de venda, com a entrega ao cliente e recebimento do valor correspondente.
Conclusão: é fácil e você pode contar com o ssOtica
Com esse passo a passo, deu pra entender a importância da emissão de ordem de serviço? Com um sistema de gestão, esse processo fica ainda mais fácil, prático e integrado. Ele te auxilia para ter uma visão integrada de ponta a ponta: desde a abertura da OS até
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