Como fazer o seu Livro de Registro de Receita com o ssOtica

Para funcionar de acordo com a lei, é necessário estar atento e cumprir algumas regras que estão previstas para quem atua no setor óptico. Além de questões, como formalizar a empresa e ter alvará de funcionamento, existem outras exigências que uma ótica precisa atender. Entre elas, destaca-se ter o livro de registro de receita sempre atualizado. 

Mas você sabe qual a importância desse livro e quais informações ele deve conter? Fique tranquilo, pois no texto de hoje vamos tirar todas essas dúvidas. E vamos mostrar ainda como um sistema para óticas, como o ssOtica, pode facilitar esse trabalho. Confira!

O que é livro de registro de receita e qual a sua importância

Assim como em qualquer outro segmento, para abrir uma ótica não basta apenas escolher um bom nome ou encontrar a localização ideal. É preciso que o gestor cumpra algumas exigências para que a loja possa funcionar legalmente. Entre elas, destacam-se:

• Identificar se a marca escolhida já possui registro na Junta Comercial e no Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI);
• Registrar o contrato social do negócio na Junta Comercial;
• Solicitar a inscrição na Secretaria da Receita Federal;
• Realizar a inscrição na Secretaria Estadual de Fazenda para adquirir a Inscrição Estadual;
• Adquirir o alvará de funcionamento junto à prefeitura do município;
• Enquadrar na Entidade Sindical Patronal para recolher anualmente a contribuição sindical patronal obrigatória;
• Solicitar o alvará de funcionamento no Corpo de Bombeiros Militar;
• Pedir liberação ao Ministério da Saúde para que haja mão de obra especializada a fim de fazer a leitura de receitas médicas.

Mas além dessas obrigações, existe outro pré-requisito que empresas do setor óptico precisam atender: o livro de registro de receita. Esse livro é um documento formal que todas as óticas devem preparar para apresentar à Vigilância Sanitária. 

Pela natureza do negócio, ou seja, a venda de lentes corretivas para tratamento de problemas visuais, o órgão tem o dever de fiscalizar esse tipo de estabelecimento para garantir que as lentes estão corretas e que nenhum prejuízo à saúde dos clientes está sendo causado.

Portanto, é muito importante que toda ótica mantenha esse livro sempre atualizado com as receitas dos clientes. Além de cumprir uma exigência prevista em lei, (Decreto federal nº24.492, de 28/06/1934), isso vai evitar problemas com a Vigilância durante as fiscalizações. 

O que deve constar no livro de receitas

Por ser um documento formal, o livro de registro de receita precisa, obrigatoriamente, apresentar algumas informações sobre o receituário e o cliente. E independente do método escolhido (manual ou digital), todos os dados a seguir devem estar presentes na página de controle:

• Nome completo e endereço do cliente;
• Nome completo do médico ou optometrista responsável pela receita;
• Número da ordem de serviço e data em que a venda foi feita;
• Data em que a receita foi prescrita;
• Especificações relacionadas a lente (todos os valores preenchidos nos campos cilíndrico, esférico e eixo, DP ou DNP, altura, entre outros, devem aparecer no registro. Isso vai indicar o tipo de problema que o cliente tem e como a lente deve ser produzida para solucioná-lo);
• Assinatura do Optometrista responsável.

Como o ssOtica pode te ajudar a fazer o livro de receitas

Até algum tempo atrás, só era possível arquivar as informações das receitas em um livro de registro físico. Ou seja, o dono da ótica precisava comprar o livro e preencher manualmente todos os dados do receituário que mencionamos anteriormente. 

Apesar de funcionar, registrar tudo a mão acaba sendo muito demorado e o pior: passível de erro. Já imaginou colocar valores de eixo ou campo cilíndrico errados, por exemplo, e ter problemas durante a fiscalização da Vigilância? Sem dúvidas essa é uma situação que todo gestor deseja evitar, não é mesmo?

Mas a boa notícia é que graças a tecnologia, todo esse trabalho manual e as chances de inconvenientes com a fiscalização estão com os dias contados. Isso porque é possível fazer o livro de registro de receita de forma automatizada com o ssOtica. Assim, além de facilitar o dia a dia, você ainda garante a confiabilidade das informações. 

Para gerar o livro de receitas no ssOtica, é fundamental que todas as receitas e ordens de serviço sejam registradas no sistema. Dessa forma, o relatório com os receituários pode ser acessado de maneira simples e em poucos cliques. 

Confira a seguir um passo a passo de como tudo isso funciona na prática dentro da plataforma:

1. Cadastre o responsável técnico pela montagem dos óculos e que irá aparecer no livro de registro de receitas (você pode cadastrar mais de uma pessoa, mas todos devem ter uma assinatura digital vinculada ao cadastro);
2. Ao realizar uma venda, vá até a seção “Ordens de Serviço” e abra uma nova OS;
3. Nesse momento, insira todas as informações que são solicitadas pelo sistema, como nome do cliente, o produto que ele comprou, a forma de pagamento, todos dados da receita, o nome do responsável técnico e demais informações relacionadas às lentes e armação;
4. Depois, vá até a seção de “Relatórios” e clique em “Livro de Receitas”;
5. Escolha o período desejado para ter acesso ao relatório de receitas;
6. Pronto! Uma tela com todas as receitas vinculadas a ordens de serviço dentro desse período selecionado irão aparecer na tela. Você pode baixar o arquivo para salvar no computador ou imprimir imediatamente.

Conclusão: use o ssOtica para fazer o livro de receitas da sua loja

Viu só como é simples e rápido fazer o livro de registro de receita usando o ssOtica? Você reduz o trabalho manual, organiza as informações e assegura que os dados estejam sempre salvos e atualizados. 

Mas os benefícios do sistema vão além disso. Com ele, é possível cadastrar clientes, emitir notas fiscais, controlar o estoque, entre outras coisas. E o melhor: tudo isso em uma plataforma intuitiva e muito fácil de usar. Faça um teste gratuito de sete dias e veja na prática como o ssOtica pode ajudar você e a sua ótica!