Quando a sua ótica começou, você provavelmente fez anotações manuais ou criou planilhas em seu computador para acompanhar os custos, investimentos, vendas, estoque e toda a parte financeira. Afinal, elas são uma ferramenta de organização muito útil.

Mas conforme a loja cresce e o volume de informações aumenta, atualizar diariamente as informações nessas planilhas fica mais difícil e toma muito tempo.

Como já falamos, “tempo é dinheiro” para os donos de óticas e com o mercado cada vez mais competitivo, vender mais e investir tempo no que realmente importa é primordial. Por isso, saiba os principais motivos para se libertar das planilhas e fazer uma gestão completa da loja de forma simples e prática.

Agilidade e praticidade

Quando você abre uma planilha em Excel, embora existam funções que facilitam os cálculos, os dados financeiros precisam ser inseridos um a um. E isso demanda tempo e muita paciência.

Já em um sistema exclusivo para óticas, você acessa a área desejada e insere as informações que necessita. A partir disso, as informações de venda, estoque, ordem de serviço e mais ficam integradas.

Além disso, todos os funcionários que estão envolvidos na gestão dos números, poderão ter acesso aos dados atualizados. Isso não acontece no caso das planilhas, já que é necessário o envio para os interessados cada vez que você insere um número ou informação.

Integração das equipes

Para que as vendas sejam cada vez mais assertivas, seus funcionários precisam estar informados. A equipe de vendas deve saber o que tem no estoque, o financeiro deve acompanhar os resultados da loja e assim por diante. Mesmo que sua ótica seja pequena e tenha poucos funcionários, fazer com que todos tenham acesso às informações importantes tornará o trabalho mais prático e tomará menos tempo.

Com um sistema exclusivo, os vendedores poderão consultar se há o produto disponível no estoque sem a necessidade de solicitar a última planilha. Também saberão quais os produtos foram vendidos no dia para que seja dada a baixa no estoque e até mesmo lançar o pedido do cliente (principalmente de óculos de receituário) mais rápido.

Esse último processo é ainda mais estratégico, pois você já faz o cadastro do cliente e as informações dele ficarão em seu banco de dados. Quando você usa as planilhas, essas informações podem ficar desencontradas, desatualizadas e ainda podem se perder.

Relatórios completos

Um bom gestor tem uma rotina de gerar e analisar dados, seja semanal ou mensal. Para isso, é preciso levantar os relatórios da ótica e isso inclui analisar o fluxo de caixa, saber quanto sobrou e quanto faltou, identificar os produtos que mais venderam e os que estão “encalhados” e assim por diante.

Esse trabalho fica cansativo com as planilhas, porque deve ser feito cruzamento de informações manualmente. Esse processo, além de demorado, está sujeito a um alto grau de erros.

Já com um sistema exclusivo para óticas, basta alguns cliques e a aplicação de alguns filtros, como data, tipo de relatório, entre outros, que as informações serão mostradas na tela do computador.

Mobilidade

Imagine a situação: você conseguiu tirar alguns dias de férias e um cliente muito querido te liga pois precisa da receita das suas lentes com urgência. Como ajudá-lo?

Se você usa um sistema em nuvem, como o ssOtica, é possível acessar o sistema pelo celular e baixar a cópia da receita de óculos que você guardou no cadastro do seu cliente. Ou seja, mesmo longe, foi possível prestar um bom atendimento ao cliente. Por isso, quando você conta com um sistema para óticas, a mobilidade no seu dia a dia está garantida.

Esta situação não seria possível caso a gestão da ótica fosse feita apenas com planilhas, uma vez que todas as informações só poderiam ser acessas em um computador específico.

Mais segurança

As planilhas podem ser convenientes, no entanto, com o crescimento do negócio, é importante zelar cada vez mais pela segurança dos dados. As movimentação financeiras, de estoque e vendas da óptica precisam ser sigilosa. Apenas o dono e os funcionários de confiança devem ter acesso a essas informações.

Mesmo com senha, uma planilha pode ser apagada ou até mesmo acessada por pessoas que tenham algum conhecimento tecnológico. Já com um programa para óticas, os recursos de segurança são muito mais avançados, com criptografia de dados e controle de acessos configurados por usuário.

Mas como fazer a transição das planilhas para um sistema?

Se você chegou até aqui, é porque quer automatizar a gestão da sua ótica e dar um passo a mais no seu negócio. Por isso, separamos dicas rápidas de como você pode fazer essa transição para abandonar as planilhas e melhorar os controles da sua loja:

• Pesquise sobre os sistemas para óticas: O primeiro passo é procurar por um sistema que se encaixe na sua necessidade.
• Faça um teste real em um sistema: Alguns sistemas oferecem testes gratuitos para os interessados. Aproveite esse momento para conhecê-los e saiba se eles realmente irão ajudá-lo no dia a dia da sua loja.
• Salve suas informações: Um bom software permite migrar as informações de suas planilhas para o sistemas.
• Fale com a sua equipe: Neste processo de automação, é importante que você envolva todas as pessoas que fazem parte da sua ótica. Lembre-se: toda mudança gera resistência. Portanto, motive as pessoas sobre a importância da decisão.

E aí, gostou do artigo? Acredita que este seja o momento de mudar a gestão da sua ótica? Clique aqui e comece agora mesmo a usar o ssOtica gratuitamente.