Régua de cobrança: como criar uma para sua ótica

Um dos maiores desafios para quem gerencia um negócio é lidar com clientes inadimplentes. Além da parte financeira, é necessário saber a melhor forma de fazer cobranças e como se relacionar com esse público.

É importante lembrar que você deve, sim, dedicar tempo para falar com os devedores e criar uma régua de cobrança. Isso mostra que você se preocupa também com a saúde financeira deles e que entende as necessidades de cada um.

A régua de cobrança ajuda bastante nesse processo: ela cria e organiza a forma de cobrar cada pessoa, de acordo com suas peculiaridades.

Isso quer dizer que define o melhor meio de entrar em contato e qual tom usar para a cobrança. Com isso, sua ótica mantém o bom relacionamento, não incomoda muito o cliente e pode garantir pagamentos.

Mas por que investir em bom relacionamento com os inadimplentes? Porque nem sempre ele atrasou um pagamento por má fé: ele pode ter se esquecido ou passado por problemas.

Quando a ótica mostra que se preocupa e oferece a oportunidade, além de receber o valor da dívida, mantém a pessoa em sua base de clientes.

Por isso, vamos te ajudar a criar uma régua de cobrança na sua ótica e resolver boa parte de seus problemas com inadimplência.

1 – Defina os melhores meios de fazer cobranças

Como dissemos, falar com o cliente com o tom adequado e pelo canal mais acessível pode ser um grande facilitador na hora de cobrar. Você pode entender isso por meio do perfil do cliente e como ele geralmente entra em contato com a ótica. Alguns exemplos de meios são:

• SMS: um meio menos próximo, mas bem assertivo, que entrega o recado diretamente, mas sem a possibilidade de resposta. É um jeito prático de garantir que ele vai ler, já que as pessoas estão o tempo todo com o celular.
• WhatsApp: similar à proposta do SMS, é bem assertivo, além de ser mais próximo e interativo. Com ele, você tem mais garantia de que o cliente vai receber a mensagem e até mesmo ter a oportunidade de negociar.
• E-mail: a chance de as pessoas abrirem e lerem é menor, mas é um jeito sério, profissional e incisivo de mostrar que você não se esqueceu daquela dívida.
• Telefone: o meio mais invasivo, já que força uma interação e pode atrapalhar a pessoa. Se optar por ligar, use um tom de voz amistoso e esteja aberto para conversar com o cliente.

2 – Crie uma régua de cobrança com datas e espaços de tempo

Além dos meios, uma parte importante da régua de cobrança é definir datas e espaços de tempo para lembrar o cliente sobre o pagamento. E não é necessário esperar vencer para enviar um lembrete: você pode começar evitando a inadimplência, avisando sobre o vencimento.

Para definir datas e periodicidades para os pontos de contato, leve em conta a melhor forma de abordar o cliente. Exemplos de mensagens:

• Antes do vencimento: “Sua parcela vence daqui a 5 dias: não se esqueça!”
• Até 10 dias depois do vencimento: “Sua fatura já venceu, mas se você pagar até o fim da semana, ainda tem 5% de desconto”.
• Até 1 mês depois do vencimento: “Ainda não identificamos seu pagamento, algum problema? Fale com a gente.”
• 3 meses depois do atraso: “Não perca a chance de quitar sua dívida: 10% de desconto até o fim do mês.”

3 – Crie facilidades e oportunidades para negociar

Muitos clientes se tornam inadimplentes por dificuldades financeiras momentâneas. Por isso, na hora de cobrar, ofereça facilidades de pagamento, envie linhas digitáveis ou os próprios boletos junto da mensagem.

Além disso, mostre que está sempre à disposição: deixe o canal de comunicação sempre aberto para conversas e negociações. E, o mais importante, busque entender os motivos do cliente.

Conclusão

Como mostramos anteriormente, criar uma régua de cobrança não é algo difícil. Com ela sua ótica a terá uma rotina de cobrança mais eficiente e irá reduzir a inadimplência. Por isso, comece já a aplicar essa estrategia em sua loja!

E para te ajudar, fizemos um modelo de régua de cobrança em Excel que você pode baixar gratuitamente e usar em sua ótica. Para baixar basta clicar aqui.

Além disso, sabia que no ssOtica é possível definir regras de cobrança e automatizar o envio das mensagens para os cliente?

Isso mesmo, seu sistema de gestão pode ser seu maior parceiro nas tomadas de decisão e na solução dos desafios do dia a dia.

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