Como o ssOtica transforma a gestão de funcionários na ótica

Quando falamos a palavra comunicação, qual a primeira coisa que te vem à cabeça? Segundo o dicionário Michaelis, é a transmissão e recepção de mensagens entre o transmissor e o receptor. Esse ato de comunicar pode acontecer por falas, gestos ou por escrito.

O elemento mais importante da comunicação é fazer com que o receptor entenda a mensagem emitida pelo transmissor. Nesse sentindo, existem várias formas e meios de comunicar, justamente adequar a cada situação e contexto. Dentro das empresas e negócios, não é diferente: a comunicação é parte fundamental do sucesso.

No entanto, ainda há desafios em passar uma mensagem clara para todos, pois diferentes perfis de pessoas podem interpretar a mesma informação de maneiras distintas. Para ajudar com esse objetivo, existem técnicas e ferramentas que contribuem para envio das mensagens e alinhamento de expectativas.

Um sistema de gestão, como o ssOtica, é uma dessas formas de apoiar a gestão, coordenação e comunicação, interna ou externa. Aqui, vamos te mostrar como o ssOtica pode contribuir para se comunicar com os funcionários da ótica e gerenciar a rotina. O primeiro passo você já deu: quer saber mais sobre o tema e a sua relevância! Agora, anote as dicas e coloque em prática, com a nossa ajuda.

Por que se preocupar com a comunicação ao coordenar uma equipe?

Como já mencionado, a comunicação dentro das empresas é muito importante, principalmente na relação entre o líder e sua equipe. Antes de falar dos desafios de uma boa forma de comunicar, vamos entender como a comunicação ajuda no dia a dia?  Alguns exemplos são:

• Melhoria de processos: um plano estruturado de comunicação e um local aberto, onde todos se comuniquem entre si, pode ajudar a melhorar o fluxo das tarefas na sua ótica, tornando os processos mais simples e assertivos. Por exemplo, se alguém tem dificuldade em realizar determinada tarefa, mas consegue encontrar um passo a passo explicativo, isso contribui para otimizar tempo.
• Aumento da produtividade: a melhoria de processos e uma comunicação clara, que envolva e escute os funcionários, faz com que se tornem mais engajados em resolver as questões internas e a atingir os objetivos da empresa, gerando impacto direto na rotina dos funcionários ótica.
• Fortalecimento da cultura organizacional: a comunicação interna contribui diretamente para nutrir um ambiente em que as informações fluem sem obstáculos, as equipes se mantêm alinhadas e a cultura organizacional se fortalece de forma natural. Uma cultura forte é aquela em que todos sabem o que precisa ser feito e fazem, sem a necessidade de ordens constantes.
• Melhora do clima dentro da empresa: a comunicação pode ajudar a melhorar o clima dentro da empresa, abrindo espaço para novas ideias e propostas de soluções, e definindo estratégias e metas claras.

5 desafios comuns na comunicação e gestão de funcionários de ótica

A comunicação eficaz no local de trabalho é fundamental para o sucesso, mas nem sempre é uma tarefa simples. O primeiro obstáculo é entender seu público e qual a melhor forma de falar com ele, pelo canal mais adequado e da forma mais direta possível. Depois de entender isso, é preciso ter cautela com mais alguns pontos, como:

1. Sobrecarga de informações: todos os dias, recebemos diversas informações em todos os lugares por onde passamos. Por isso, considere comunicar o essencial e de forma clara, com base em uma estratégia, e evitando avalanche de e-mails, mensagens e reuniões.
2. Falta de alinhamento: é fundamental que todos conheçam os processos, estratégias e metas da empresa, de forma transparente e com uma linguagem acessível. Quando falta clareza, os colaboradores interpretam mal as mensagens, o que dificulta o alinhamento entre o que a liderança espera e o que, de fato, é entregue.
3. Baixo engajamento: sem entender a estratégia e seu papel na equipe, os funcionários podem não se sentir motivados e isso afeta o engajamento nas ações. É preciso deixar claro que cada um deles é fundamental, por meio de reconhecimentos e envolvimento nas decisões.
4. Tecnologias ultrapassadas: atualize as ferramentas de comunicação para facilitar a troca de informações. Muitas empresas ainda se sentem perdidas em utilizar a tecnologia para promover a colaboração, mas vamos mostrar nos próximos tópicos como são aliados importantes.
5. Falta de participação da liderança: líderes devem ser bons comunicadores e estar dispostos a ouvir, para criar um ambiente empático e colaborativo. Invista em treinamentos e incentive a liderança a se envolver ativamente.

Como melhorar a comunicação e gestão do seu time?

Uma comunicação eficaz não apenas melhora o relacionamento entre líder e funcionário, como também impulsiona a produtividade e o crescimento da empresa. Vale ressaltar ainda que a comunicação é uma via de mão dupla: os esforços devem ser de todos, para criar um ambiente de trabalho cada vez melhor.

Estratégias para otimizar a comunicação interna

 

Cultura de comunicação aberta

Promova uma cultura que incentive líderes a ouvir atentamente, dar feedbacks e compartilhar informações com suas equipes. Isso pode ser feito por meio de comunicação direta, como reuniões regulares entre líderes e colaboradores, para criar confiança. Ou mesmo por meio de um canal de troca de mensagens, usado para alinhamentos rápidos e importantes.

Canais de comunicação claros

Defina canais formais e informais para que os colaboradores se comuniquem entre si e com a gestão da empresa. Seja por meio de reuniões regulares, murais, e-mails ou aplicativos de mensagens. Aproveite esses momentos para compartilhar objetivos e estratégias da empresa de forma transparente com todos.

Feedback e avaliação contínuos

Crie processos regulares de feedback e avaliação para identificar desafios de comunicação e áreas de melhoria. Use os resultados para desenvolver formas eficazes de lidar com diferenças na comunicação ou compreensão e faça com que todos se sintam ouvidos.

Comunicação adaptada à realidade da ótica

 

Adaptação a diferentes perfis de atividades

Na gestão de funcionários de óticas, é essencial adaptar a linguagem e o estilo de comunicação para atender às necessidades de cada perfil de colaborador. Se necessário, crie canais específicos para nichos, como um para o pessoal da loja e outro para o time do estoque. Ao mesmo tempo, estimule a colaboração e a troca de conhecimento entre áreas, para aprimorar ainda mais o trabalho.

Treinamento e conscientização sobre comunicação

Ofereça treinamentos para líderes e colaboradores, focando em habilidades como escuta ativa, comunicação não violenta e resolução de conflitos. Além disso, comunique frequentemente quais são os canais oficiais de comunicação e como a utilização correta deles beneficia a todos.

Como o ssOtica, um sistema de gestão, pode ajudar?

Já conseguiu entender os desafios e ações para potencializar a comunicação com os funcionários da sua ótica? E se você tivesse uma ferramenta completa, que integra os setores, serviços e funcionalidades necessárias para seu dia a dia?

Com o ssOtica, a gestão do dia a dia fica simples e prática, descomplicando a busca de informações e a comunicação assertiva. Muito além de cuidar da coordenação dos funcionários da sua ótica, com ele é possível coordenar os processos e entregas.

Confira algumas das vantagens de um sistema de gestão:

Fila de atendimentos unificada:

Por meio de uma de suas funcionalidades, o ssOtica consegue organizar a fila de atendimentos e otimizar a rotina dos funcionários. Com isso, o cliente é atendido rapidamente, com dados de seu cadastro e integração dos dados necessários para o atendimento, em um só lugar.

Padronização e processos integrados:

Aposto que um dos seus sonhos é ter comunicação entre os departamentos e diferentes fluxos da ótica, acertei? Com um sistema, os fluxos de trabalho são integrados, permitindo controle de agenda, acompanhamento de produção e entrega ao cliente, e mais.

Tomada de decisões com base em dados:

Com o ssOtica, é possível emitir relatórios detalhados que apoiam nas análises de desempenho e estratégias de negócios. Esses dados estão disponíveis a qualquer momento e podem ser fundamentais para tomar decisões justas.

Organização da rotina:

É possível automatizar tarefas repetitivas e burocráticas, liberando tempo para atividades de maior valor estratégico. Com o agendamento de lembretes, emissão de NFs e acesso ao cadastro do cliente e receita, o atendimento é feito de forma simples e com alguns cliques.

Integração com assistente IA, a Jess

Nesse contexto, a inteligência artificial surge como uma aliada poderosa da comunicação, contanto que seja ajustada ao estilo de linguagem da empresa ou do profissional. O ssOtica tem a Jess, a primeira assistente virtual baseada em IA capaz de responder perguntas frequentes sobre óticas.

Ela funciona como um perfil do Whatsapp e pode ajudar na comunicação com os funcionários, enviando elogios, reconhecimentos e mensagens personalizadas. Ou seja, a Jess pode ser a aliada do líder na criação de uma rotina de feedbacks e meio de aproximação com o funcionário. E não só isso: chame a Jess no Whatsapp e veja como ela pode colaborar com sua ótica.

Conte com o ssOtica e mude sua forma de comunicar internamente

Além de oferecer melhorias na gestão de comunicação e dia a dia, o ssOtica é um sistema para óticas e tem todas as funcionalidades para resolver as duas dores. Desde integração entre estoque e caixa, até criação de ordem de serviço, emissão de nota fiscal e acompanhamento de vendas.

Você pode ter essas melhorias o quanto antes: agende uma demonstração e fala o teste grátis!