Um cliente entra na sua loja e pergunta sobre a informação da receita dele de uma venda feita há meses. Você procura por todos os lados, revira papéis, gavetas, pastas no computador e a caixa de entrada do e-mail e demora um tempão até encontrá-los ou não.

Essa é uma cena comum e acontece com centenas de óticas todos os dias. Então para que você não passe por esta situação, basta seguir as orientações abaixo para conseguir organizar as receitas dos seus clientes:

Elimine a papelada

Com o avanço da tecnologia e a disponibilidade de um sistema que auxilia na gestão de óticas de todo o Brasil, o uso do papel tem sido eliminado por óticas modernas. Isso acontece porque cada vez mais as comunicações, emissão de notas fiscais, e também envio de boletos e notificações, têm sido online.

Portanto, todos os papeis, anotações que você pode eliminar, digitalize-os. Assim, além de contribuir com o meio ambiente e evitar o acúmulo de trabalho, você terá um controle maior das receitas dos seus clientes, por exemplo, e irá garantir eficiência na busca de todas as informações.

Organize sua caixa de e-mail

A caixa de e-mail é uma fonte riquíssima de informações. É ali que estão as suas trocas de mensagens com clientes, fornecedores, funcionários e todos que estão envolvidos no seu negócio.

Mas, não ajuda muito se você manter tudo desorganizado na caixa de entrada e e-mails sem respostas rápidas. Sendo assim, para facilitar a busca, você pode criar pastas com títulos para cada assunto. Feito isso, é só salvar cada arquivo em sua respectiva pasta.

Cadastre as receitas dos clientes

A receita do cliente é a informação mais importante dele que você precisa armazenar dentro da sua ótica. A explicação é simples. Neste documento estão os dados dele, como nome completo, telefone, endereço, o grau da lente e qual o erro de refração que afeta a visão.

Sendo assim, ao armazená-la digitalmente você passa a ter os dados ao alcance de um clique. Isso representa um ganho de tempo no gerenciamento dessa receita de todo os seus clientes.

Como as receitas precisam ser renovadas anualmente, você pode programar notificações e avisar o cliente que chegou o momento de fazer um novo exame. Assim, você aumenta suas chances de fazer novas vendas e trazer novas receitas para sua ótica. Além de ter um histórico completo da evolução do grau do cliente.

Com o ssOtica, todo esse trabalho se torna mais fácil. Além de fazer esse cadastro, você pode registrar quantas receitas quiser diretamente na tela do cliente. E o sistema ainda te notifica sobre a lente e armação vencida e calcula a adição. Além disso, também é possível fazer a impressão das receitas a qualquer momento.

Mude sua rotina e informatize-se

Aquela loucura do dia a dia, de colocar receitas de clientes dentro de gavetas ou pastas já abarrotadas e salvar todos os arquivos online na área de trabalho do seu computador precisa mudar. Para isso, é preciso se organizar na correria para não transformar a sua ótica em um verdadeiro caos.

Então invista em um sistema exclusivo de gestão para ótica que o ajude a armazenar, obter ou recuperar a documentação de forma rápida e prática. Assim, além de eliminar a quantidade de papel espalhado, você ainda terá mais organização.

O ssOtica é um sistema exclusivo para óticas, onde você pode fazer o cadastro de receitas, impressão de etiquetas, vendas, emitir ordem de serviço e muito mais. Clique aqui e comece o seu teste grátis e não perca mais nenhuma informação do seu cliente.