5 ações para acabar com a papelada na sua ótica

Quando você chega a sua ótica e se depara com uma mesa cheia de papéis, anotações para todos lados e rabiscos, qual é a sua sensação? Acho que as respostas mais prováveis seriam: descuido, desorganização ou até mesmo um pouco de bagunça. Acabar com a papelada na ótica tornou-se uma dor de cabeça para as grandes e pequenas lojas.

Um dos fatores que mais dificultava o processo era a necessidade de se ter em mãos, alguns papéis fundamentais para eventuais consultas, liberações, etc. Logo, as empresas perceberam que deveriam tomar uma atitude pontual para acabar de vez com a papelada.

Com o avanço da tecnologia, isso foi mudando. Hoje, as óticas vêm investindo em sistemas informatizados que facilitam muito o trabalho, e o mais importante, de maneira prática, sem riscos e com muito mais rapidez.

Abaixo, listamos cinco dicas para você conseguir controlar sua loja, sem acúmulo de papéis e ainda melhorando o atendimento e reduzindo erros, confira:

Padronize seus processos

Antes de realizar a transição das informações impressas para um sistema específico para óticas, você precisa identificar como ocorrem todos os seus processos.

Neste momento, é muito importante ter cuidado para não perder documentos relevantes e também saber descartar o que não for mais útil. Feito isso, você precisa analisar todos os softwares disponíveis no mercado e então decidir qual deles encaixa-se no perfil de sua loja.

Acabe com a papelada, escolha um sistema específico para ótica

Hoje em dia, o mercado de softwares oferece alternativas para os mais diversos segmentos: lojas de roupas, panificadoras, açougues, academias e claro para o seu segmento, o de óticas.

Fuja de sistemas genéricos! Em um primeiro momento, eles podem solucionar seu problema, mas no futuro você sentirá falta de alguma rotina que é bem específica do seu ramo de atividade. Por exemplo, um software genérico não terá a função de cadastro de receitas do cliente, o que é uma função essencial para uma ótica.

Acertar na escolha ajudará você a economizar tempo e dinheiro.

Apoie sua equipe na hora da mudança

Depois que você decidiu acabar com os papéis de sua ótica, comprou os equipamentos necessários e contratou um sistema especializado, chegou a hora de reunir seus funcionários e ajudá-los nesta nova etapa.

Essa transição para o ambiente digital poderá receber uma resistência maior dos profissionais mais antigos e tradicionais. Então, neste primeiro momento, mantenha os dois processos simultaneamente, até que todos sintam-se à vontade para operar o novo sistema.

Elimine informações desnecessárias

Já tocamos neste assunto lá na primeira dica: é muito importante que nenhuma informação relevante seja acidentalmente perdida e também que os dados sem utilidade sejam descartados.

Desde pequenos, fomos acostumados a guardar quase todo tipo de documento, contas de água, luz, boletos e extratos que já foram pagos há anos. Mas isso também acontece nas óticas.

Porém, como você está lendo nossas dicas, na sua loja isso não irá ocorrer, não é mesmo? Não pense duas vezes na hora de eliminar arquivos obsoletos, ou seja, aquelas informações que não servem para mais nada.

Treinamento nunca é demais

Você, enquanto proprietário da ótica, deve convocar seus funcionários para um treinamento no software, com o objetivo de prevenir possíveis erros durante o processo. Avise-os com antecedência, realize o treinamento com atenção e foco, solucione todas suas dúvidas com a empresa responsável pela solução.

É importante que este treinamento seja feito sem custos adicionais para a loja e que possa ser repetido quantas vezes forem necessárias, isso ajudará seus colaboradores a manusear o sistema com mais confiança e tranquilidade.

Conclusão

Nós acreditamos muito que um software específico para seu segmento faz toda a diferença no dia-a-dia. Com ele é possível tornar tarefas menos trabalhosas, melhorar seu atendimento ao cliente, trazer eficiência para seu negócio e acabar com a papelada na sua ótica.

E você, já utiliza um software específico para óticas? Quais benefícios ele tem trazido para a sua loja? Compartilhe com a gente e não deixe de comentar também caso tenha ficado com alguma dúvida!