A quantidade de informações produzida diariamente em óticas é cada vez maior. Por essa razão, centralizar e gerenciar esses dados passa a ser crucial para garantir a boa condução dos processos da loja. Porém, nem sempre contar com um sistema genérico em sua óptica pode ser o melhor caminho para atingir esse objetivo.

O uso de sistemas em óticas é uma ação essencial para o processo de gestão. Ao longo do tempo, eles passaram a reunir em um único lugar todas as funcionalidades de todos os setores de uma organização. Isso contribui para o controle em tempo real das informações e execução mais rápida e eficiente das tarefas operacionais e gerenciais.

Portanto, usar a tecnologia para facilitar as atividades rotineiras é uma grande vantagem. No entanto, se você optar em adotar um sistema generalista para a sua loja, o tiro pode sair pela culatra.

Por mais que os sistemas genéricos reúnam os dados de todos os setores da empresa em um só local, eles não são criados de acordo com as necessidades específicas que uma ótica demanda e isso pode causar problemas.

Conheça a seguir as principais desvantagens de usar um sistema genérico em sua ótica e porque contar com um sistema voltado para o setor pode contribuir para o sucesso do seu negócio.

1. Um sistema genérico não é completamente funcional

Um sistema de gestão precisa ser cem por cento funcional e adequado à realidade de cada tipo de negócio. Quando isso não acontece, são necessárias correções e adaptações que, muitas vezes, são trabalhosas. Nesse sentido, os sistemas genéricos tendem a ser complexos, pois não foram feitos para atender especificamente uma óptica.

Esses sistemas possuem funcionalidades que não são utilizadas e falha ao não contar com outras que seriam essenciais para a realidade da loja. Assim, os benefícios de ter a solução acabam se perdendo. E o que deveria trazer eficiência acaba dificultando os processos operacionais e gerenciais.

2. Especificidades

A implementação desses tipos de soluções genéricas demandam disposição de um valor considerável de dinheiro. Como muitas vezes todas as necessidades não são atendidas, os recursos acabam sendo aplicados de forma pouco eficaz. Então você possivelmente precisará investir novamente no futuro em um software especializado para a sua ótica.

Sistemas genéricos, por exemplo, não conseguem documentar as receitas dos clientes, pois não foram construídos para essa finalidade. Além disso, não é possível acompanhar a evolução do grau, nem acessar o histórico de compras, funcionalidade essencial para criar vínculo e fidelizar os clientes.

Por isso, o ideal é utilizar um sistema desenhado especificamente para uma ótica que contribui para a economia de tempo e dinheiro.

3. Laboratórios

Óticas estão sempre em contato com laboratórios para demandar o trabalho de adaptação de óculos de grau e lentes corretivas. Um sistema genérico não é pensado para essa particularidade.

Isso dificulta o controle das ordens de serviço enviadas a esses parceiros. Desse modo, acompanhar essas demandas de forma mais rápida e eficiente acaba sendo mais difícil, tornando o processo mais burocrático.

4. Problemas com a emissão de documentos fiscais

A ideia de contratar uma tecnologia é auxiliar o dia a dia da loja, não é mesmo? Muitos sistemas genéricos não são certificados para realizar a emissão de documentos e notas fiscais. Isso traz transtorno e retorna essa atividade burocrática para outro setor, perdendo a eficácia pretendida ao contratar a solução.

Vantagens de um sistema exclusivo para a sua ótica

Um ponto essencial do negócio é o planejamento. Diretamente, isso passa pela forma como é feita a gestão da sua empresa e a experiência dos consumidores na loja. Perguntas como: você investe no cadastro de clientes? Esses dados são atualizados com qual frequência? Como você utiliza essas informações a seu favor e em prol da experiência dos seus clientes?

Se você não tiver essas respostas de forma imediata, pode ser a hora de investir em um sistema exclusivo para óticas. Essa ferramenta oferece dados que podem ajudar no planejamento estratégico e no controle gerencial de tarefas diárias. Além de eliminar a necessidade de contratação de sistemas complementares.

Feito sob medida, esse tipo de sistema leva em conta as demandas da ótica. Com isso, o seu negócio só tende a ser beneficiado.

Quando se conta com um sistema exclusivo para óticas, é possível ter acesso a todas as funcionalidades de um sistema genérico. Porém com o plus de ter, também, aplicações elaboradas exclusivamente para atender as necessidades específicas do dia a dia da sua loja.

Por isso, convidamos você a conhecer e fazer um teste gratuito com o ssOtica. O sistema é líder no segmento e, dentro dele, você consegue ter controle de ordens de serviço, organizar receitas de óculos, gerenciar fluxo de caixa,  controlar estoque e muito mais!