Você sabia que, segundo pesquisas do Sebrae, uma gestão financeira mal planejada é responsável por até 30% do fechamento de pequenas empresas no Brasil? No caso das óticas, onde lidar com fornecedores, parcelamentos, vendas no cartão e boletos fazem parte da rotina, erros na gestão podem ser ainda mais prejudiciais.
Um simples pagamento duplicado ou um fluxo de caixa desalinhado pode afetar diretamente os lucros e a capacidade de investir em novas coleções ou ações promocionais para os clientes.
Para te ajudar a se organizar para isso não acontecer, vamos mostrar como a conciliação bancária é uma poderosa ferramenta para evitar problemas, garantindo mais controle, eficiência e resultados no seu negócio.
Já adianto uma coisa: o ssOtica, seu sistema de gestão completo, está com uma nova parceria que promete facilitar o processo. Ficou curioso? Vem conferir.
Os principais erros na gestão financeira e seus impactos
Uma gestão financeira ineficaz pode resultar em problemas graves para uma ótica que deseja crescer os negócios. Por isso, é importante contar com ferramentas que façam o registro das atividades do dia a dia, como vendas e pedidos a fornecedores, e acompanhar essas transações.
A conciliação bancária eficiente pode ajudar a evitar as falhas mais comuns ao lidar com o financeiro. Listamos aqui três principais erros da gestão financeira, seus impactos e como solucionar com um processo bem estruturado.
Pagamentos duplicados
Um dos problemas mais comuns em empresas que não possuem processos financeiros rigorosos é o pagamento duplicado. Imagine a seguinte situação: sua ótica lida com dezenas de fornecedores regularmente. Em um mês movimentado, um pagamento é realizado duas vezes para o mesmo fornecedor devido a um erro na hora de conferir. Esse valor poderia ser investido em estoques ou campanhas de marketing, mas se torna um problema. Quando detectado tarde, o reembolso pode exigir negociações demoradas, prejudicando o fluxo de caixa.
Como a conciliação bancária ajuda: ao realizar conciliações diárias, inconsistências como pagamentos em duplicidade são identificadas rapidamente. Com o uso de ferramentas digitais, a empresa pode automatizar a comparação entre extratos bancários e registros internos, garantindo que cada transação seja processada corretamente. Isso evita prejuízos e reforça a saúde financeira do negócio.
Erros no fluxo de caixa
Controlar o fluxo de caixa é essencial para o planejamento e a sobrevivência de uma empresa. Imagine que sua ótica está planejando uma promoção de Páscoa, mas, por falta de conciliação, descobre tarde que alguns recebimentos importantes não foram lançados, enquanto despesas continuam sendo debitadas. Esse erro gera um desequilíbrio nas finanças e pode levar à perda de oportunidades valiosas, como aquisição de novos clientes.
Como a conciliação bancária ajuda: a conciliação precisa permite uma visão clara e realista das entradas e saídas em tempo real. Isso facilita a identificação de pagamentos atrasados ou transações não registradas, tornando o fluxo de caixa mais previsível. Com informações precisas, os gestores podem tomar decisões estratégicas e demonstrar maior confiança ao negociar com investidores.
Falta de separação entre as contas bancárias
Em empresas familiares ou pequenas, é comum que os donos trabalhem diretamente na operação e acabem usando a mesma conta bancária para despesas da loja e pessoais. Isso pode comprometer os investimentos e o planejamento financeiro, já que dificulta o controle do dinheiro e a separação entre o que pode ou não ser gasto.
Como a conciliação bancária ajuda: implementar conciliações regulares ajuda a monitorar de perto a forma como o dinheiro está sendo tratado. Isso ajuda a separar o que é destinado a despesas fixas, o que pode ser investido em novidades e o que é lucro. Mas, para funcionar de forma ainda mais eficiente, o indicado é ter contas separadas para a ótica e para o pessoal.
Aumento da lucratividade com um processo bem estruturado
A lucratividade de uma ótica vai além das vendas de óculos e lentes: também depende da eficiência na gestão financeira e na redução de custos operacionais. Para ter um bom planejamento das finanças, é importante estabelecer processos e contar com ferramentas que facilitem a atividade.
Uma boa forma de investir nisso é implantar o processo da conciliação bancária, que pode transformar os resultados e fazer sua ótica crescer. Veja alguns exemplos práticos de como essa estruturação pode te ajudar:
Controle rigoroso das finanças
Um dono de ótica realiza diversas vendas com pagamento em cartão de crédito todos os dias, mas percebe discrepâncias nas taxas cobradas pelas operadoras. Após implementar a conciliação bancária, ele começou a comparar os valores efetivamente recebidos com os descontos das taxas. Esse controle revelou cobranças indevidas, permitindo renegociações que geraram economia significativa. Com essa prática, o dono da ótica conseguiu reinvestir o valor economizado em ações promocionais e modernização de equipamentos, melhorando o serviço ao cliente.
Credibilidade do seu negócio
Imagine que sua ótica quer abrir uma nova unidade em outro bairro. Ao manter sua conciliação bancária sempre em dia, você pode apresentar aos possíveis novos sócios ou investidores uma gestão financeira organizada e transparente, o que aumenta a confiança no negócio. Como resultado, ele obtém um empréstimo com juros mais baixos e melhores condições de pagamento. Isso facilita a expansão sem comprometer a saúde financeira da empresa, enquanto reforça sua credibilidade no mercado.
Redução de custos operacionais
O proprietário de uma ótica que não utilizava conciliação bancária costumava gastar horas corrigindo erros no fluxo de caixa, como duplicidade de lançamentos ou pagamentos atrasados. Após adotar um sistema automatizado de conciliação, ele detecta e corrige problemas rapidamente, evitando retrabalho. Com essa economia de tempo e recursos, ele conseguiu reduzir despesas administrativas e focar na capacitação da equipe de vendas, o que impacta diretamente no aumento de receita.
Melhor planejamento financeiro
A conciliação regular dá uma visão realista e atualizada do fluxo de caixa, facilitando a previsão de receitas e despesas. Com isso, a ótica pode planejar promoções sazonais, como liquidações de fim de ano, garantindo estoque e fluxo de caixa suficiente para essas estratégias, o que impulsiona as vendas e, consequentemente, a lucratividade. Além disso, com finanças organizadas, a ótica pode negociar melhores prazos e descontos com fornecedores. Por exemplo, ao identificar pagamentos adiantados, pode-se solicitar condições mais vantajosas no próximo contrato, aumentando a margem de lucro.
Como começar a aplicar a conciliação bancária na sua empresa
Começar a implementar a conciliação bancária pode ser mais simples do que parece. Mas, antes de começar, existem alguns passos a seguir. Aqui está um guia prático:
Avalie sua situação atual:
O primeiro passo é saber com clareza como o acompanhamento financeiro é feito atualmente. Isso ajuda a identificar falhas, pontos de melhoria e o que funciona melhor dentro da sua realidade. Para isso, converse com seu time financeiro e entenda os objetivos de ter um processo estruturado e como isso vai agregar aos negócios.
Escolha ferramentas certas:
Sistemas automatizados integram informações bancárias e facilitam análises. O apoio da tecnologia pode tornar o processo mais simples e rápido, por meio de automatizações e integrações entre sistemas. Isso previne erros e aprimora ainda mais o controle financeiro.
Treine a equipe:
Capacitar funcionários é fundamental, pois são eles que vão lidar com o processo no dia a dia. Mesmo que haja pessoas especialistas em cada função, é importante que todos conheçam os sistemas e processos, para que possam agir da melhor forma nas atividades diárias.
Mantenha uma rotina consistente:
Realize conciliações regularmente. Mesmo empresas que utilizam planilhas conseguem manter controle, desde que tenham um cronograma definido. Por isso, defina os períodos para a conciliação bancária e tenha responsáveis para garantir que isso seja seguido, tornando o processo uma parte da rotina.
Faça ajustes e melhorias continuamente:
Comece da forma como sua ótica conseguir e melhore com o tempo. Se hoje são usadas planilhas para controle financeiro, faça a conciliação usando essa ferramenta e, depois, invista em sistemas mais adequados. O mais importante é que o processo se encaixe na rotina e seja prioridade.
Com essas etapas, sua empresa estará preparada para aproveitar todos os benefícios de uma conciliação bem estruturada. Ao contar com parceiros que entendem as necessidades do seu negócio e apoiam no processo, fica ainda mais fácil atingir bons resultados.
O ssOtica, por exemplo, pode te ajudar com toda a gestão da sua ótica, de forma integrada e completa, desde o cadastro e clientes até relatórios gerenciais. Mas, além disso, também temos parceria com outras ferramentas que facilitam o seu dia a dia: a conciliadora é uma delas, para implantar seu processo de conciliação bancária.
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