Você costuma fazer o controle de caixa regularmente em sua ótica? Conhecer o padrão de movimentações financeiras contribui para identificar oportunidades de aumento de vendas e, ao mesmo tempo, ameaças para a existência do negócio. 

É verdade que é possível fazer os registros do fluxo de caixa por meio de cadernos ou planilhas, mas são métodos que gastam muito tempo e com maior espaço para erros. 

Por isso, veja neste artigo, a importância do controle de caixa para sua ótica e confira quais são os benefícios de automatizar esse processo, garantindo uma gestão inteligente para sua loja. 

Por que é importante manter um controle de caixa? 

O controle de caixa é a anotação de todas as entradas e saídas da empresa, o principal objetivo é ajudar o gestor a identificar como está a saúde financeira da ótica. Assim, é possível tomar decisões mais assertivas. 

Para que isso ocorra, é necessário que o acompanhamento do fluxo de caixa inclua: 

• Definição de período: determine se os registros serão feitos de forma diária, semanal ou mensal. Porém, vale ressaltar que, na maioria dos casos, o ideal é que ocorra diariamente para proporcionar o bom entendimento da situação financeira do comércio; 
• Registros organizados: outro fator importante na hora de fazer o controle de caixa é manter as anotações organizadas e com fácil acesso. Afinal, a intenção é que os dados possam ser facilmente visualizados e estudados;
• Criação de categorias: você pode elaborar diferentes categorias que ajudem a entender o perfil de cliente da sua ótica. Por exemplo, métodos de pagamento, tipo de armação, campanha de promoções e assim por diante.
• Método de anotações: é preciso definir onde os registros serão feitos, podendo ser: cadernos, planilhas ou sistema de gestão.  

Seguindo esses passos, a gestão vai ter informações em mãos que vão auxiliar no  planejamento das próximas ações da loja com base no diagnóstico financeiro e previsão realistas. 

Entretanto, é válido destacar que com o objetivo de aproveitar ainda mais os benefícios proporcionados pelo bom controle de caixa, é interessante investir em um sistema de gestão, como o ssOtica. 

Confira as vantagens de optar por software de gestão específico para óticas em comparação com o uso de cadernos, planilhas ou sistema genérico. 

Quais são as vantagens de fazer o controle de caixa com um sistema de gestão para óticas? 

O ssOtica é um programa de gestão criado para atender às necessidades específicas de óticas. O sistema disponibiliza várias funcionalidades, por exemplo: 

• Controle de caixa;
• Emissão de nota fiscal; 
• Controle de inadimplência; 
• Gestão de estoque; 
• Organização de receitas; 
• E muito mais! 

Sendo assim, veja 5 benefícios de usar o ssOtica para fazer o controle de caixa da sua loja. 

1- Mais agilidade 

A verdade é que para o controle de caixa funcionar de forma eficaz, o ideal é que as  anotações sejam detalhadas. Ou seja, é preciso incluir dados sobre as características da venda, indo além do registro dos valores de saída e entrada.

Porém, fazer isso manualmente é algo que demanda mais trabalho e consome mais tempo. Nesse caso, há o risco de prejudicar a qualidade de atendimento. 

Afinal, imagine um dia bastante movimentado na loja, anotar os detalhes em um caderno ou em planilhas pode acabar provocando filas que vão prejudicar a experiência do cliente com a ótica. 

Por outro lado, com a ajuda do ssOtica, é possível incluir os dados sobre a venda com apenas alguns cliques. Assim, o atendimento ocorre de modo ágil e o controle de caixa não é prejudicado. 

2- Menor número de erros

Por mais habilidoso que um funcionário seja, ainda assim, é uma pessoa e todos nós, como seres humanos, estamos sujeitos a erros. 

No caso do controle de caixa, isso acontece de duas formas principais: 

• Falta de registro: na correria do dia a dia, pode acontecer do vendedor esquecer de anotar os dados da venda. Ou, fazer isso de forma que fique desorganizada e difícil de compreender; 
• Cálculos errados:  o cansaço, estresse e qualquer outra pequena distração na hora de preencher a planilha ou de efetuar um cálculo pode provocar falhas que vão levar a resultados errados que talvez demorem a ser descobertos. 

Em contrapartida, usar um sistema de gestão diminui as chances de erros, já que o preenchimento das informações é mais ágil e os cálculos são feitos automaticamente. 

3- Integração com dados de vendas

Outra vantagem de usar o ssOtica para fazer o controle de caixa do seu comércio, é que a ferramenta possibilita a integração com dados de vendas.

Isso significa que você pode consultar em um único lugar todas as informações sobre as vendas e fluxo de caixa. 

Por exemplo, digamos que você vendeu o produto durante a promoção de Black Friday da sua ótica. Automaticamente, o software vai registrar a venda como parte integrante dessa campanha em específico. 

Além desse, há vários dados que podem ser integrados, como: 

• Origem do cliente; 
• Tipo de armação;
• Forma de pagamento; 
• Preço de custo; 
• E assim por diante. 

4- Relatórios inteligentes

O maior objetivo de fazer o controle de caixa da sua ótica é usar os dados para planejamento financeiro, identificando antecipadamente como está a saúde das finanças empresariais. 

Com o uso do ssOtica, você tem acesso a relatórios inteligentes que vão fornecer uma base para guiar as próximas campanhas da loja. Por exemplo, você pode descobrir quais são as épocas do ano com maior e menor saída e se planejar para os períodos de baixa. 

Também é possível perceber quais são as táticas de atração que estão trazendo mais clientes para o comércio e analisar quais são as características dos produtos mais vendidos, além de conhecer o ticket médio das vendas. 

É importante dizer que os relatórios podem ser acessados a qualquer momento dentro do sistema, sendo construídos automaticamente. Dessa forma, o gestor tem mais tempo para se concentrar na análise dos dados e elaboração de estratégias. 

5- Segurança das informações

Por último, um dos grandes benefícios de usar um sistema de gestão para controle de caixa é que isso proporciona maior segurança das informações. Como assim?

Bem, diferentemente de um caderno que você pode perder ou esquecer onde guardou, no programa de gestão, os dados são armazenados em ambiente online, podendo ser consultados a qualquer momento. 

Além disso, no caso do ssOtica, você precisa fazer login para acessar o sistema e cadastrar o seu perfil de usuário, isso impede pessoas não-autorizadas de acessarem informações confidenciais sobre a empresa. 

Em resumo, manter um bom controle de caixa é essencial para conhecer a realidade financeira da sua ótica, sendo possível criar estratégias para expansão do negócio ou superação de crises. 

Mas, para ter melhores resultados, o ideal é acompanhar o fluxo de caixa com a ajuda de um sistema próprio para óticas, como o ssOtica. Dentre as vantagens, estão incluídas: maior agilidade, integração com vendas, menor número de erros, disponibilização de relatórios inteligentes e aumento da segurança de dados. 

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