Organização é uma das palavras-chave para o sucesso de um negócio. Se você tem um sistema de gestão, você já está no caminho certo. Ainda mais, um grande passo nesse sentido é fazer o controle das suas Ordens de Serviço.
Assim, é possível acompanhar tudo o que é feito na sua ótica. Sabe por que? Porque a falta de controle de OS pode trazer diversos problemas para o seu dia a dia. E você não vai querer que isso aconteça.
As OS’s, ou Ordens de Serviço, são emitidas toda vez que você faz uma venda e solicita algum produto para um fornecedor. Ao fazer o cadastro do cliente, de sua receita e emitir a OS, o processo de desenvolvimento dos óculos começa.
Assim, todo esse trabalho pode ser acompanhado pelo sistema, evitando atrasos e possibilitando conferir as informações do pedido. Por isso, é muito importante manter o controle sobre as Ordens de Serviço. Poque elas vão gerir o fluxo das suas entregas.
Para te ajuda a entender como a falta de controle de OS pode impactar no seu negócio, listamos algumas dificuldades que podem aparecer no dia a dia. Acompanhe e fique atento.
Não há controle assertivo do que está em produção no laboratório
Isso pode prejudicar o relacionamento com seus clientes, que podem ligar para saber se os óculos já estão prontos e você não ter a mínima ideia do que ainda está no laboratório e o que já está pronto para ser entregue.
Além disso, na hora de organizar pedidos e entregas, você não tem noção do que já foi enviado ou não.
Não sabe se as características desejadas foram cumpridas pelo laboratório
É na Ordem de Serviço que você coloca todas as informações sobre as necessidades visuais do cliente e as peculiaridades dos produtos.
Por isso, com falta de controle de OS, você não tem como conferir se o que foi pedido está de acordo com o produto entregue e, consequentemente, se vai atender as necessidades do cliente.
Com isso, dá para perceber que a OS é uma garantia que sua ótica tem para cobrar ao laboratório, pois você emitiu tudo certinho, de acordo com as receitas.
Perde dinheiro por não saber o que foi entregue pelo laboratório ou ao cliente
Com o controle das OS’s, você organiza o fluxo da sua ótica, separando o que já está pronto para ir para o laboratório, o que já está pronto para ser entregue ao cliente e o que acabou de chegar, para preparar as próximas etapas.
A falta de controle de OS atrapalha tudo isso, gerando um caos que pode ser percebido pelo cliente que está esperando pelos seus serviços e conta com você para saber se está tudo certo com o que ele compra.
Se documentadas apenas em papel, as OS’s podem se perder
Como dissemos no início desse artigo, se sua ótica é informatizada, já está no caminho do sucesso. Pois ele torna a rotina muito mais prática e assertiva. Se você anota os pedidos e especificações de clientes apenas no papel, corre o risco de toda a organização ruir. E assim, perder informações ou até OS’s no caminho.
Com o sistema, você tem tudo a alguns cliques, salvo na nuvem, acessível de qualquer computador, disponível a qualquer hora, sem perder nenhum dado importante para melhor entrega aos clientes.
Você não consegue avisar o cliente rapidamente sobre o status da produção
Talvez esse seja o principal impacto da falta de controle de OS. Não manter um canal aberto com seu cliente e atualizá-lo sobre o pedido, pode ser visto como descaso.
Além disso, a pior hipótese é não conseguir informações rápidas caso ele peça. Essa situação pode ser uma decepção para o cliente. Pois ele conta com seus serviços e sua parceria.
Se espera um aviso sobre qualquer imprevisto ou quando os óculos estão prontos.
Conclusão: use o ssOtica para combater a falta de controle de OS
Depois de tudo o que falamos, ficou bem claro a importância de controlas suas Ordens de Serviço bem de perto, certo? E o seu maior aliado nessa tarefa é um sistema de gestão. Ele é feito exclusivamente para as necessidades do seu segmento.
O ssOtica foi feito para te ajudar a controla suas OS’s. Além disso, entrar em contato com o laboratório ou com o cliente durante o acompanhamento. E assim, não perder nada do que acontece na sua loja enquanto isso.
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