Entenda por que criar uma rotina de registro de vendas realizadas

Você costuma fazer o registro de vendas? Essa ferramenta é capaz de impulsionar o planejamento financeiro, o controle de estoque, a criação de promoções eficazes e a fidelização dos clientes.

Por isso, este artigo tem o objetivo de mostrar como esses benefícios são observados na prática quando a ótica faz o controle correto de todas as vendas realizadas. Boa leitura!

Por que é importante registrar as vendas da sua ótica?

Fazer o registro das vendas é algo bem simples, na teoria: anotar qual item foi vendido, por qual valor e para qual pessoa. No dia a dia, no entanto, o volume de tarefas e clientes para atender acabam se sobrepondo a esta atividade.

Como resultado disso, a ótica é prejudicada, originando diversas dificuldades para o comércio, por exemplo: 

• Divergências no controle de estoque;
• Tomada de decisões equivocadas;
• Fluxo de caixa impreciso;
• E assim por diante.

Por outro lado, manter a boa prática de registrar as vendas regularmente é capaz de proporcionar inúmeros benefícios para a sua loja. Sendo assim, confira 4 dessas vantagens. 

1- Identificar itens de maior saída

Em primeiro lugar, o registro de vendas ajuda na identificação dos produtos com maior saída, facilitando a elaboração de estratégias de vendas, gestão de estoque e controle das finanças. 

Só para exemplificar, quando é necessário fazer a reposição de materiais, o gestor consegue investir os recursos em itens com maior probabilidade de atrair clientes e gerar retorno financeiro. Isso acontece porque a análise das vendas ajuda a mapear as preferências de consumo das pessoas da localidade. 

Dessa forma, diminui o número de produtos encalhados no estoque que atrapalham diretamente a lucratividade do negócio e acabam ocupando espaço no armazenamento que poderia ser melhor aproveitado. 

2- Auxiliar no controle financeiro

Outro benefício do registro de vendas para óticas é que esse processo é de grande ajuda no controle financeiro. Por meio das anotações que contenham informações, como o valor e quantidade de saída dos itens, é possível analisar o desempenho financeiro da loja. 

Por exemplo, em alguns casos, quando o dinheiro para cobrir as despesas está apertado, o gestor talvez pense que é necessário aumentar o número de vendas para solucionar o problema. 

Nesse sentido, é verdade que vender mais sempre é algo bem-vindo. Porém, às vezes o motivo da dificuldade financeira está na baixa margem de lucro de cada produto. Assim, apesar do comércio ter uma quantidade de vendas razoável, o retorno não é o suficiente para suprir todos os custos. 

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Portanto, o registro é importante para avaliar a performance de vendas da ótica e o grau de lucratividade proporcionada por cada transação. Desse modo, a gestão é capaz de elaborar um bom planejamento financeiro para a loja. 

3- Reconhecer os vendedores com melhor desempenho

Se você é um gestor de equipes, isso significa que você lida com pessoas, então, é essencial aprender como o ser humano funciona a fim de ser capaz de motivar adequadamente os colaboradores. 

Segundo a Teoria psicológica de Maslow, o reconhecimento é algo que faz parte da necessidade de todo indivíduo para atingir a autorrealização. Assim, identificar os vendedores com bom desempenho e demonstrar que valoriza o serviço deles funciona como um reforço positivo para continuarem se empenhando no trabalho. 

Em vista disso, por meio do registro, você pode acompanhar os responsáveis pelo maior número de vendas. Ou então, aqueles que conseguiram vendas com maior ticket médio, mesmo que a quantidade seja um pouco inferior. E, com base nisso, recompensá-los de alguma forma, como por meio de bônus financeiro. 

Ao mesmo tempo, também é possível descobrir os vendedores com pior performance e tentar descobrir as causas disso para, se possível, tentar ajudá-los a se tornarem trabalhadores mais eficientes. 

4- Fornecer dados para tomar decisões inteligentes

Por último, o registro de vendas auxilia na tomada de decisões inteligentes. Como assim? Por meio dessa ferramenta, você tem acesso a várias informações que servem como base para orientar cada escolha dentro da ótica, conquistando vantagens, como: 

• Diminuição de erros: os dados ajudam a conhecer a verdadeira realidade por trás de cada situação, tornando as decisões mais precisas;
• Antecipação de problemas: com análise do registro, o gestor pode prever dificuldades que a ótica vai enfrentar, por exemplo, períodos de baixa nas vendas. Assim, é possível criar estratégias para enfrentar com sucesso as dificuldades;
• Economia financeira: por meio da avaliação de relatórios de vendas, os recursos são usados com maior sabedoria, evitando gastos que não gerem retorno;
• Entre outros.

Portanto, fica claro que incluir o registro de vendas na rotina da ótica proporciona muitas vantagens. Mas como fazer isso na prática? O primeiro passo é conhecer os dados que devem fazer parte das anotações. Saiba mais sobre isso. 

Quais dados incluir no registro de vendas da sua loja?

Para que você possa aproveitar os benefícios do registro de vendas, não basta apenas fazer anotações, é preciso garantir a inclusão dos dados corretos. 

Então, quais informações são necessárias? Não existe uma regra fixa, isso depende da realidade do comércio e dos objetivos que pretende alcançar. Porém, há alguns tipos de dados que costumam fazer parte desse acompanhamento por auxiliarem na criação de estratégias e tomada de decisões.

• • Data da venda: anotar quando o consumidor efetuou a compra ajuda a identificar as épocas da semana, mês ou ano com melhor índice de saída de produtos;
  • Origem do cliente: descobrir como a maioria das pessoas conheceu a loja é essencial para determinar os meios de divulgação da ótica e das promoções que vale a pena investir;
  • Produto vendido: detalhar as características do item vendido, auxilia no entendimento do perfil de compras dos clientes, permitindo a criação de ofertas personalizadas que visam a fidelização;
  • Dados pessoais: coletar informações pessoais dos clientes colabora para a definição do público-alvo, uma vez que é possível verificar os traços em comum predominantes entre os compradores;
  • Formas de pagamento: registrar o meio de pagamento facilita na identificação do método mais escolhido pelos clientes. Isso é útil tanto para as vendas corriqueiras como para as cobranças de débitos pendentes;
  • Valor da venda: saber o valor praticado nas transações é de grande ajuda para a descoberta da média de preço que os consumidores estão dispostos a pagar. Também, essa anotação é essencial para o controle financeiro em geral da ótica;
  • Desconto e/ou promoções: assinalar quando uma venda foi efetuada em uma promoção específica é fundamental para a análise e ajustes das estratégias de marketing da loja.

Conclusão

Além disso, é fundamental que o registro dessas informações seja feito regularmente. Ou seja, não adianta anotar em uma semana e nas próximas duas falhar com o compromisso, é necessário ter constância. 

Nesse sentido, a dica é  estabelecer um dia ou horário fixo para fazer essa checagem. Por exemplo, todo final de expediente ao conferir o caixa ou toda semana no dia de menor movimento.

Também, se você ainda faz anotações em cadernos ou planilhas, para otimizar o processo de registro, é interessante considerar a possibilidade de começar a usar um sistema de gestão em sua ótica. 

Que tal saber sobre como funciona e os benefícios desse tipo de programa? Confira também o artigo “Caderno, planilha ou sistema: qual a melhor ferramenta para organizar sua ótica?”