Você está procurando por modos de simplificar e agilizar a gestão da sua ótica? Afinal, é como diz o ditado: “Tempo é dinheiro”, quanto mais ágil forem os processos burocráticos, mais tempo o gestor terá para se concentrar na parte estratégica do negócio.
Em vista disso, para ajudar, separamos uma lista com 8 ferramentas de gestão para óticas que vão permitir com que o trabalho de gerenciamento seja feito com maior qualidade e agilidade.
Bom proveito!
Veja 8 ferramentas que facilitam a rotina de trabalho do time de gestão.
A primeira ferramenta da lista é a Planilha de estoque em óticas. Esse recurso foi formulado para facilitar o controle das entradas e saídas, auxiliando no registro de todas as movimentações.
Você pode usar a planilha para:
Além disso, a planilha de estoque é de grande ajuda para o gestor ser capaz de comprar produtos antes de ficarem muito próximos de acabar, possibilitando a busca por menores preços entre os fornecedores. Também, auxilia na elaboração de promoções da ótica.
Outra ferramenta de gestão que vale a pena ter em sua ótica é o Modelo de O.S, criado para facilitar o preenchimento das informações da ordem de serviço, sem deixar de incluir nenhum dado que seja relevante.
Com o uso do modelo, também será mais fácil acompanhar os detalhes e o andamento de cada pedido, desde o momento da solicitação até a entrega ao cliente.
Dentre as vantagens de usar essa ferramenta, é válido destacar:
O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos gratuita, podendo ser utilizado para acompanhar o fluxo de trabalho, em especial quando feito por mais de uma pessoa.
Para o gestor de ótica, esse programa também pode ser bastante útil para organizar as suas próprias atividades de acordo com a data de conclusão prevista e a ordem de prioridade. Dessa forma, diminui as chances de alguma tarefa importante ser esquecida.
Outra dica também é aproveitar os recursos do Trello para melhorar a qualidade do gerenciamento de pedidos da sua ótica. A distribuição em quadros permite uma melhor visualização de entregas do laboratório que possam estar pendentes ou em atraso.
Mais uma ferramenta de gestão importante para a sua ótica é a Planilha de Folha de pagamento, esse é um ótimo método para controlar os valores gastos com os salários dos funcionários e com os adicionais, como as comissões de cada vendedor.
Ao baixar o modelo disponibilizado pelo ssOtica, além da planilha de pagamento, você também terá acesso a um modelo de holerite e a 5 aulas gratuitas, que abordam temas, como:
É válido destacar que muitas óticas, por ser um negócio pequeno, não possuem um departamento específico de RH para lidar com essas questões. Por isso, é importante que o gerente busque ferramentas que tornem o processo mais simples de ser executado.
O sucesso da sua ótica depende em boa parte do número de vendas concretizadas. Por isso, para elaborar estratégias que tragam bons resultados, é fundamental ter uma visão geral sobre a situação da loja e planejar o que fazer para vender mais.
Nesse sentido, uma boa opção de ferramenta de gestão para óticas é a Planilha de projeção de vendas, que permite:
Esses dados contribuem para a geração de ideias e melhor gestão do comércio como um todo. Por exemplo, ao saber quais são os produtos mais vendidos, é possível destinar mais recursos financeiros para aquisição desses itens e reduzir o valor gasto naqueles com saída baixa.
Tão importante quanto conquistar novas vendas é cuidar do relacionamento com os clientes antigos a fim de garantir a fidelização. Para isso, a dica é usar a Planilha de pós-vendas, essa ferramenta de gestão para óticas, proporciona:
Ou seja, abre uma porta de oportunidades para tentar fechar novas vendas com pessoas que já compraram anteriormente na loja. Nesse caso, o gestor precisa interpretar os dados com o objetivo de elaborar estratégias que auxiliem na manutenção da relação com esses consumidores.
Mais uma ferramenta de gestão essencial para a sua ótica é o Modelo de régua de cobrança. Afinal, reduzir ao máximo o número de inadimplentes é de grande importância para a sua financeira do estabelecimento.
Ao baixar o modelo, o gestor terá acesso a recursos que vão ser de ajuda para:
Dessa forma, o processo de cobrança em sua ótica vai se tornar mais organizado e padronizado, evitando com que a empresa sofra grandes prejuízos em decorrência de atrasos ou falta de pagamentos por parte dos consumidores.
A calculadora do cidadão é uma ferramenta gratuita que pode ser utilizada pela ótica para fazer a simulação de financiamentos com prestações fixas. Ao utilizar o programa, você pode preencher:
Só para ilustrar, suponhamos que a loja ofereça o parcelamento em 18 vezes com juros de 1,99%. A compra do cliente foi de R$ 980,00. Nesse caso, o vendedor pode usar a calculadora do cidadão para saber qual será o valor de cada prestação.
Por último, uma dica bônus é usar o ssOtica, que é um sistema desenvolvido exclusivamente para facilitar a gestão de óticas. Mas qual é a vantagem de investir nessa ferramenta?
O grande diferencial é que você não vai precisar ficar lidando com várias planilhas diferentes, já em um único lugar terá acesso a diferentes tipos de serviço para a sua loja, por exemplo:
Além disso, você ainda conta com as vantagens que a automatização proporciona, como o alerta automático de receitas vencidas e a configuração de envio de mensagens para os clientes.
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