Ninguém gosta de lidar com burocracias, mas todo mundo entende a importância que ela tem no nosso dia a dia. Para quem é dono de um negócio, não é diferente. Estar em dia com a parte fiscal traz muitas garantias e segurança. E, para isso, é preciso saber gerenciar os documentos fiscais. Afinal, eles são a prova de que sua ótica está andando na linha e a comprovação dos seus serviços.
Por isso, mesmo com dias atribulados e muito o que pensar, você jamais deve deixar a gestão fiscal de lado. Por mais que pareça trabalhoso, esse controle elimina o risco de multas e problemas ainda maiores para sua ótica.
É só pensar no que você prefere: organizar seus documentos direitinho, ou passar aperto com a fiscalização? Ser um exemplo de ótica confiável para seus clientes, ou perder um atrás do outro? Com certeza você quer ficar tranquilo e ser um sucesso, não é?
A princípio, é importante entender que gerenciar os documentos fiscais ajuda a arquivar e registrar as suas atividades. Em uma nota fiscal eletrônica, por exemplo, você tem a comprovação do que entregou ao cliente e dos impostos pagos.
Se o documento é gerado em um sistema de gestão integrado à Secretaria da Fazenda, a informação fica disponível para consulta. Isso resguarda sua ótica das obrigações fiscais e serve como comprovante para seu cliente.
Depois de compreender a importância do documento, é fundamental aprender as ações para gerenciá-los. Nos tópicos abaixo, conheça algumas das formas de gerenciar documentos fiscais na sua ótica. Comece hoje mesmo e veja imediatamente como a burocracia deixa de ser um fantasma assombrando seu negócio.
Tenha um lugar reservado para os documentos
Se você ainda é do tipo que armazena documentos impressos, tenha um local reservado para os fiscais. Separe uma gaveta ou um armário inteiro e deixe identificado que é para as notas fiscais e outros. Assim, na hora de prestar contas para a Receita Federal, você sabe onde encontrar de forma fácil e rápida.
Além de poder consultar sempre que um cliente precisar ou mesmo para se certificar de alguma informação de produção. O que importa é que esse local é o primeiro passo para gerenciar seus documentos fiscais: apenas comece.
Organize por categorias
Uma forma complementar a reservar um lugar é, por exemplo, separar os documentos por categorias. Seja por tipo de produto vendido, separando as armações das lentes, seja por data ou nomes de clientes. O objetivo é facilitar a sua organização e, principalmente, a busca por esses itens em caso de necessidades.
E isso pode ser feito tanto no modelo físico, com armários e gavetas, quanto no modelo digital, por meio de pastas no computador ou sistema. Crie categorias como for mais prático para sua equipe, o que importa é ter uma forma de encontrar os documentos sem perder tempo.
Digitalize seus documentos
Desde já, adotar o formato digital é uma prática que vai facilitar seu processo de gerenciar documentos fiscais. Pense como é mais prático fazer uma busca no computador que numa gaveta. E o quanto é mais seguro e transparente, para você e seu cliente, ter o comprovante fiscal por e-mail ou no site da SEFAZ.
Para isso, basta ter o software emissor de notas fiscais instalado e seguir os outros procedimentos já citados, só que de forma digital: crie pastas e categorias. Se você tiver um sistema de gestão para óticas, esse processo fica ainda mais automático, seguro e organizado.
Invista em um sistema
Como dissemos anteriormente, a digitalização elimina o esforço humano e também desocupa um espaço na sua loja. Com uma ferramenta de gestão, o processo de gerenciar documentos fiscais fica ainda mais ágil. Em geral, os softwares emitem a nota fiscal e já são integrados ao sistema da Secretaria da Fazenda.
Com isso, os dados das transações da sua ótica ficam disponíveis para acesso da fiscalização e de quem precisar. Tudo isso é feito de forma automática. Sem gastar o tempo de alguém da equipe e sem grandes esforços. Assim, você pode se dedicar a outras atividades e a burocracia fica muito menos complicada.
Conclusão: comece a gerenciar os documentos fiscais agora mesmo
O que antes parecia um trabalho complicado, agora ficou mais claro para você? Os tópicos que trouxemos, são passos que você pode seguir um de cada vez. O que importa é que você entenda que gerenciar os documentos fiscais da sua ótica facilita o seu dia a dia.
Em outras palavras, com as categorias e a digitalização, você agiliza a consulta. E, com um sistema de gestão, digital e integrado, suas informações ficam em segurança e você tem suas garantias.
Nesse sentido, ter um sistema completo e específico para óticas faz toda a diferença para a gestão e segurança da sua ótica. Faça um teste completamente gratuito e veja como o ssOtica facilita a rotina da sua loja.
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