Para sua ótica funcionar bem e ser um sucesso, você precisa ter o controle das atividades e saber se estão ocorrendo do melhor modo. É aí que entra a gestão de sua ótica. Você pode começar com anotações em caderno ou usar planilhas no computador.
A gestão nada mais é que a organização e o registro de tudo o que acontece na sua loja e que pode te ajudar a ter uma visão de como anda a rotina: as suas finanças, os produtos em estoque, o que foi vendido e pago, entre outras informações.
Se você faz isso por gestão manual, ou seja, anotando em um caderno, significa que adotou o primeiro passo para não perder o controle da sua loja. Caso ainda não faça, saiba que sua ótica está correndo um sério risco.
Deixar tudo acontecer sem nenhum tipo de anotação é muito perigoso. Desta forma você está andando no escuro sem saber como está, de fato, o volume de vendas, dívidas, estoque disponível, lucratividade do negócio, entre outros.
Mas, a gestão manual ainda não é a melhor forma de registrar suas informações. Há o risco de perder dados importantes em um momento de grande agitação na loja. Além de depender de cada pessoa lembrar de anotar. Fora a dificuldade para encontrar uma informação na hora que precisar.
Por isso, uma boa alternativa para organizar a gestão da sua ótica é com planilhas!
Comece a usar planilhas na sua ótica
Imagine que você está fazendo o fechamento financeiro e precisa encontrar um dado sobre uma nota fiscal em meia hora, mas ninguém na loja tem certeza sobre em qual página ou caderno está. Um grande apuro, não é?
Se você quer evitar situações assim, é hora de dar o próximo passo na sua gestão. Você precisa deixar o caderno e adotar uma planilha eletrônica.
Por isso, para ajudar a te convencer a substituir a gestão manual, listamos 4 vantagens do uso planilha eletrônica para óticas e como elas podem te ajudar. Anote aí:
1 – Facilidade para encontrar informações
A primeira vantagem é poder encontrar o que você quiser e a informação que precisar, de forma rápida e fácil. Basta acionar alguns comandos na planilha.
Isso ajuda muito na hora do fechamento de caixa ou quando for preciso entregar algo para o cliente. Afinal, você consegue encontrar o que necessita sem perda de tempo ou desconforto.
2 – Registros digitais e mais modernidade
Com o uso de planilhas eletrônicas, deixam de existir os problemas com cada pessoa tendo uma letra, uma forma de organizar e fazer a gestão manual no caderno.
Agora, além de mais prático e fácil de gerenciar, dá para salvar os dados no computador e na internet, em nuvem. Dessa forma, você tem mais segurança e deixa sua ótica mais moderna.
3 – Baixo custo e facilidade de acesso
Talvez o seu receio em substituir a gestão manual pelo registro eletrônico seja o investimento em dinheiro. Ele pode ser alto e estar fora do orçamento da sua ótica.
Mas, não seu preocupe: para usar as planilhas, você precisa comprar a licença de um programa uma única vez, instalar no computador da ótica uma vez e pronto. Depois disso é só criar a sua forma de organização e estimular todos os funcionários a usarem.
4 – Fácil de usar e enxergar resultados
As planilhas são fáceis de usar, basta criar as abas e o modelo que mais combina com sua forma de gestão e colocar todo mundo pra registrar os dados todos os dias.
No fim de um período determinado, como um dia, uma semana ou um mês, dá para gera gráficos, conferir se tudo está mesmo ali e ter uma visão da situação geral da ótica, de um jeito muito fácil e acessível.
Que tal começar com uma planilha de acompanhamento de vendas? É gratuita!
Conclusão: substitua a gestão manual hoje mesmo
Sua ótica é o seu trunfo, o seu grande investimento e, por isso, você precisa cuidar bem dela. Invista na gestão e na organização da sua loja o quanto antes. Assim você entende os processos que fazem sua ótica funcionar e enxerga sucessos e falhas.
Isso te ajuda a saber se o negócio vai bem, onde você precisa melhorar e impede que tudo vá por água abaixo sem que você nem saiba onde errou.
Além da planilha, um sistema de gestão preparado para o setor de óticas é uma excelente opção. Veja nosso artigo comparando a eficiência de fazer gestão em caderno, planilhas e sistema.
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