Você está procurando por modos de simplificar e agilizar a gestão da sua ótica? Afinal, é como diz o ditado: “Tempo é dinheiro”, quanto mais ágil forem os processos burocráticos, mais tempo o gestor terá para se concentrar na parte estratégica do negócio. 

Em vista disso, para ajudar, separamos uma lista com 8 ferramentas de gestão para óticas que vão permitir com que o trabalho de gerenciamento seja feito com maior qualidade e agilidade. 

Bom proveito!

Confira 8 ferramentas gratuitas de gestão para sua ótica

Veja 8 ferramentas que facilitam a rotina de trabalho do time de gestão. 

1- Planilha de controle de estoque 

A primeira ferramenta da lista é a  Planilha de estoque em óticas. Esse recurso foi formulado para facilitar o controle das entradas e saídas, auxiliando no registro de todas as movimentações.  

Você pode usar a planilha para: 

• Listar todos os itens em estoque;
• Planejar adequadamente a compra de materiais; 
• Conhecer os produtos com melhor giro;
• Evitar o desperdício de mercadorias.

Além disso, a planilha de estoque é de grande ajuda para o gestor ser capaz de comprar produtos antes de ficarem muito próximos de acabar, possibilitando a busca por menores preços entre os fornecedores. Também, auxilia na elaboração de promoções da ótica.

2- Modelo de O.S

Outra ferramenta de gestão que vale a pena ter em sua ótica é o  Modelo de O.S, criado para facilitar o preenchimento das informações da ordem de serviço, sem deixar de incluir nenhum dado que seja relevante.

Com o uso do modelo, também será mais fácil acompanhar os detalhes e o andamento de cada pedido, desde o momento da solicitação até a entrega ao cliente. 

Dentre as vantagens de usar essa ferramenta, é válido destacar: 

• Evitar a entrega de produtos em atraso; 
• Identificar áreas que apresentam gargalos; 
• Proporcionar uma melhor experiência ao consumidor.

3- Trello

O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos gratuita, podendo ser utilizado para acompanhar o fluxo de trabalho, em especial quando feito por mais de uma pessoa. 

Para o gestor de ótica, esse programa também pode ser bastante útil para organizar as suas próprias atividades de acordo com a data de conclusão prevista e a ordem de prioridade. Dessa forma, diminui as chances de alguma tarefa importante ser esquecida. 

Outra dica também é aproveitar os recursos do Trello para melhorar a qualidade do gerenciamento de pedidos da sua ótica. A distribuição em quadros permite uma melhor visualização de entregas do laboratório que possam estar pendentes ou em atraso. 

4- Planilha de Folha de pagamento

Mais uma ferramenta de gestão importante para a sua ótica é a Planilha de Folha de pagamento, esse é um ótimo método para controlar os valores gastos com os salários dos funcionários e com os adicionais, como as comissões de cada vendedor. 

Ao baixar o modelo disponibilizado pelo ssOtica, além da planilha de pagamento, você também terá acesso a um modelo de holerite e a 5 aulas gratuitas, que abordam temas, como: 

• Importância da folha de pagamento; 
• Legislação da folha de pagamento em óticas; 
• Passo a passo da elaboração do documento. 

É válido destacar que muitas óticas, por ser um negócio pequeno, não possuem um departamento específico de RH para lidar com essas questões. Por isso, é importante que o gerente busque ferramentas que tornem o processo mais simples de ser executado. 

5- Planilha de projeção de vendas

O sucesso da sua ótica depende em boa parte do número de vendas concretizadas. Por isso, para elaborar estratégias que tragam bons resultados, é fundamental ter uma visão geral sobre a situação da loja e planejar o que fazer para vender mais. 

Nesse sentido, uma boa opção de ferramenta de gestão para óticas é a Planilha de projeção de vendas, que permite: 

• Monitorar as vendas por produto; 
• Fazer previsão das vendas futuras; 
• Calcular o ticket médio, etc

Esses dados contribuem para a geração de ideias e melhor gestão do comércio como um todo. Por exemplo, ao saber quais são os produtos mais vendidos, é possível destinar mais recursos financeiros para aquisição desses itens e reduzir o valor gasto naqueles com saída baixa. 

6- Planilha de pós-vendas

Tão importante quanto conquistar novas vendas é cuidar do relacionamento com os clientes antigos a fim de garantir a fidelização. Para isso, a dica é usar a Planilha de pós-vendas, essa ferramenta de gestão para óticas, proporciona: 

• Controle de clientes com receitas vencidas; 
• Organização da lista de contato; 
• Reconhecimento de consumidores recorrentes; 
• Definição da régua de relacionamento. 

Ou seja, abre uma porta de oportunidades para tentar fechar novas vendas com pessoas que já compraram anteriormente na loja. Nesse caso, o gestor precisa interpretar os dados com o objetivo de elaborar estratégias que auxiliem na manutenção da relação com esses consumidores. 

7- Modelo de régua de cobrança 

Mais uma ferramenta de gestão essencial para a sua ótica é o Modelo de régua de cobrança. Afinal, reduzir ao máximo o número de inadimplentes é de grande importância para a sua financeira do estabelecimento. 

Ao baixar o modelo, o gestor terá acesso a recursos que vão ser de ajuda para: 

• Descobrir como diminuir o risco de inadimplência; 
• Aprender como fazer cobranças adequadamente;
• Descobrir o momento ideal para entrar em contato com os clientes.

Dessa forma, o processo de cobrança em sua ótica vai se tornar mais organizado e padronizado, evitando com que a empresa sofra grandes prejuízos em decorrência de atrasos ou falta de pagamentos por parte dos consumidores. 

8- Calculadora do cidadão

A  calculadora do cidadão é uma ferramenta gratuita que pode ser utilizada pela ótica para fazer a simulação de financiamentos com prestações fixas. Ao utilizar o programa, você pode preencher: 

• Número de meses; 
• Taxa de juros mensal; 
• Valor da prestação; 
• Valor financiado.

Só para ilustrar, suponhamos que a loja ofereça o parcelamento em 18 vezes com juros de 1,99%. A compra do cliente foi de R$ 980,00. Nesse caso, o vendedor pode usar a calculadora do cidadão para saber qual será o valor de cada prestação. 

Bônus: ssOtica

Por último, uma dica bônus é usar o ssOtica, que é um sistema desenvolvido exclusivamente para facilitar a gestão de óticas. Mas qual é a vantagem de investir nessa ferramenta? 

O grande diferencial é que você não vai precisar ficar lidando com várias planilhas diferentes, já em um único lugar terá acesso a diferentes tipos de serviço para a sua loja, por exemplo: 

• Emissão de Nota fiscal; 
• Acompanhamento de pedidos; 
• Controle de estoque; 
• Cálculo de comissões e pagamentos; 
• Relatórios completos de vendas; 
• E muito mais! 

Além disso, você ainda conta com as vantagens que a automatização proporciona, como o alerta automático de receitas vencidas e a configuração de envio de mensagens para os clientes. 

Que tal experimentar na prática os benefícios que essa ferramenta de gestão proporciona? Faça um teste grátis do ssOtica! Aproveite e conheça um pouco mais sobre as soluções que o ssOtica pode otimizar na sua loja clicando:  Aqui!