Tutorial: como fazer controle de vendas na sua ótica

11/11/2022 7:50 am

5 min de leitura

Será que você está fazendo o controle de vendas do modo correto em sua ótica? Quando feito corretamente, esse processo proporciona inúmeros benefícios para a loja, garantindo um bom funcionamento interno e saúde financeira.

Por outro lado, quando não é bem realizado pode resultar em oportunidades perdidas, além de trazer dificuldades que atrapalham a conquista e fidelização de clientes.

Então, se você quer garantir uma gestão estratégica para a sua ótica, confira neste tutorial os passos necessários para fazer um controle de vendas eficaz!

O que é controle de vendas?

O controle de vendas é o processo de monitorar a movimentação comercial de uma empresa, acompanhando todas as entradas e saídas e os detalhes de cada transação.

Em outras palavras, é o registro de todas as vendas feitas pelo comércio e do impacto provocado no negócio. Na prática, engloba a análise de diferentes áreas, como atendimento, estoque, financeiro e fiscal.

Quando realizado da forma adequada, o controle de vendas é capaz de proporcionar inúmeros benefícios para a loja. Por exemplo:

Planejamento financeiro: possibilita que o gestor tenha uma visão completa sobre a saúde financeira da ótica. Assim, é possível prever e se preparar para momentos de crise ou oportunidades futuras de aumento de vendas;
Gestão de estoque: proporciona conhecimento sobre a oferta e a demanda da loja. Dessa forma, os produtos são adquiridos na quantidade necessária para suprir as necessidades;
Aumento da lucratividade: ajuda a descobrir estratégias que não estão trazendo retorno, apenas gerando prejuízo. Além disso, auxilia na identificação de processos que podem ser otimizados e favorecer melhores rendimentos.

Porém, esses benefícios não são automáticos. Para aproveitar essas vantagens, existem alguns passos essenciais que devem fazer parte da rotina de controle de vendas.

Disponibilizamos uma planilha de planejamento financeiro anual que pode auxiliar muito sua ótica.

Passo a passo: aprenda como realizar o controle de vendas na sua ótica

Será que a sua ótica faz o controle de vendas do jeito certo? Aprenda em 8 passos como realizar esse processo de forma eficaz.

1- Escolha um método de registro

O primeiro passo é decidir onde as informações vão ser registradas. Lembre-se de que nesse momento, é importante levar em consideração o tamanho da sua ótica, recursos financeiros e tempo disponível para se dedicar a atividade.

Os principais métodos de registro são:

Caderno: indicado para lojas que estão começando, ainda são pequenas e com pouca movimentação. A vantagem é o custo ser praticamente zero, porém exige muito tempo para manutenção e está sujeito a erros frequentes;
Planilha: proporciona um pouco mais de autonomia ao gestor, sendo possível configurar fórmulas de cálculos. No entanto, cada registro precisa ser incluído manualmente e a consulta também é feita dessa forma.
Sistema de gestão: o software de gestão, como o ssOtica, possibilita o registro automático de todas as vendas, coletando dados importantes, como origem do cliente, campanha, vendedor e assim por diante. A consulta é feita de acordo com a intenção de busca.

2- Registre todas as vendas

Com o método definido, o próximo passo para fazer o controle de vendas é registrar todas as vendas. Nesse sentido, há algumas informações essenciais que não podem faltar nas anotações:

Data da venda;
Nome e contato do cliente;
Item vendido;
Preço de custo;
Valor de venda;
Forma de pagamento.

3- Realize a emissão de nota fiscal

Além do registro, o controle de vendas inclui a supervisão da emissão da nota fiscal para cada transação comercial. Segundo a legislação brasileira, essa é uma obrigação de qualquer comércio, não importa o tamanho.

Quando isso não é feito, a sua ótica está sujeita a alguns riscos, como:

Acusação de sonegação de impostos;
Pagamento de multas;
Dificuldade para conseguir crédito.

Nesse sentido, é interessante investir em um sistema de gestão para emissão automática de NF. Assim, você evita que sua loja enfrente qualquer um desses problemas. Que tal ver como você está nesse quesito fazendo o diagnóstico de Nota Fiscal da sua ótica!

4- Atualize o fluxo de caixa

Outro passo importante do controle de vendas é atualização regular do fluxo de caixa. Ou seja, é importante anotar todas as entradas e saída de dinheiro para que o saldo seja sempre um reflexo da realidade financeira da loja.

Nesse caso, você pode escolher um período de fluxo, mas o mais recomendado é que seja feito diariamente. Dessa forma, é possível identificar rapidamente caso haja qualquer divergência.

5- Dê baixas no estoque

A gestão de estoque também faz parte do controle de vendas, sendo essencial registrar todas as baixas. Afinal, cada produto vendido significa um item a menos disponível no armazenamento. Portanto, a atualização do estoque evita com que ocorram mal-entendidos em vendas futuras.

Só para ilustrar, imagine que o vendedor talvez ofereça uma armação de óculos ao cliente, só que o produto não está mais disponível. Mas a descoberta da carência só acontece ao separar o item para confecção das lentes no laboratório.

Nesse caso, a venda precisará ser desfeita ou vai sofrer um grande atraso, já que será necessário comprar o item para reposição e aguardar a entrega. Em ambas as situações, isso pode resultar em um cliente frustrado que não voltará a fazer negócios com sua ótica.

6- Avalie lucratividade

Mais um passo importante do controle de vendas é a avaliação da lucratividade de cada transação. Ou seja, você precisa calcular o retorno financeiro que cada compra proporciona para o seu comércio.

Nesse sentido, é possível identificar o valor do lucro por produto específico como também por grupos de itens. O cálculo inclui a quantidade de saída, já que produtos que saem frequentemente, mesmo gerando menor lucratividade unitária, proporcionam bons rendimentos ao considerar o conjunto de vendas.

Outro fator importante ao falar de lucro é analisar os períodos em que a ótica apresenta mais vendas, por exemplo, os dias da semana que tem mais movimento ou datas comemorativas específicas do ano.

7- Aprenda a interpretar os dados

Um dos principais objetivos do controle de vendas é que isso garanta um melhor conhecimento ao gestor sobre a realidade do negócio. Então, registrar dados por si só não significa que está fazendo um bom controle, é necessário saber interpretar as informações.

Ou seja, olhe para os dados não apenas como números, mas tente descobrir o que eles querem dizer sobre a sua ótica, qual é a história que contam sobre o negócio. Para ajudar nesse processo, você pode fazer algumas perguntas, como:

Qual forma de pagamento mais escolhida pelos clientes?
Qual dia da semana tem menor volume de vendas? Quais são as possíveis razões disso e o que fazer para mudar a situação?
Qual produto tem maior lucratividade? Por quê?
Como aumentar as vendas em datas comemorativas? Quais campanhas passadas foram as melhores e as piores? O que você pode aprender com isso?
Qual o preço médio dos itens mais vendidos? O que isso ensina sobre o perfil do seu cliente?
Qual vendedor tem o melhor desempenho? Por que isso acontece?
E assim por diante.

8- Crie metas para sua loja

A ideia é usar as informações do controle de vendas para fazer planejamentos, ou seja, criar metas realísticas a serem alcançadas pela ótica, visando aperfeiçoar o funcionamento do comércio como um todo para gerar maior rentabilidade financeira.

Sendo assim, ao observar algumas aspectos que precisam ser melhorados ou oportunidades que podem ser mais bem exploradas, trace objetivos por áreas, por exemplo:

Reposição de estoque;
Emissão de notas fiscais;
Campanhas de atração de clientes;
Treinamento de vendedores.

Seguindo esses 8 passos, você vai conseguir realizar um controle de vendas eficaz na sua ótica. No entanto, acompanhar todos esses dados manualmente talvez seja um grande desafio.

Por isso, pode ser útil investir em um sistema de gestão próprio para óticas, como o ssOtica. Com a ajuda do software, você pode: