Não há quem não saiba a importância da organização e controle para o sucesso de uma empresa. Saber como está o funcionamento dos processos, o fluxo de caixa, dados de estoque e os números financeiros, é uma vantagem competitiva para os negócios, que os coloca na frente dos concorrentes. É por isso que a gestão de ótica é tão importante e você deve começar a pensar nisso agora mesmo.
Existem várias formas de fazer uma gestão eficiente e promover o bom funcionamento de tudo que acontece na sua ótica. Para saber qual a mais adequada, é preciso identificar suas necessidades e conhecer cada passo do fluxo da sua ótica.
Para te ajudar nessa tarefa, listamos 3 formas de organizar e controlar a sua loja. Além disso, apresentamos pontos fortes e fracos de cada uma e como elas impactam no seu dia a dia.
Fique atento e, antes de decidir qual modo de gestão de ótica você vai adotar, converse com sua equipe e faça testes, adotando o que for melhor para a dinâmica do seu negócio.
1 – Anotações em um caderno
Vantagens: é o primeiro passo para registrar todas as atividades da sua ótica. O custo é baixo, já que você pode comprar o caderno em qualquer lugar. Além disso, você pode organizar as páginas da forma que achar mais conveniente para economizar espaço. Qualquer pessoa consegue usar, sem muito esforço ou treinamento.
Desvantagens: toda vez que você precisa encontrar uma informação, demora muito tempo, já que é tudo feito manualmente. Há também o risco de esquecer de anotar alguma coisa. Além disso, cada pessoa tem uma letra e uma forma de escrever, o que pode prejudicar a loja como um todo.
2 – Registro em planilhas eletrônicas
Vantagens: também tem um custo baixo, já que basta você ter o programa instalado nos computadores da empresa, cuja licença é paga uma vez só. É fácil de usar, basta criar os processos e ensinar a todos da equipe. Facilita as buscas de informação, já que é digital e existe forma de filtrar justamente pelo que você precisa.
Desvantagens: ainda é muito manual e depende que as pessoas lembrem de fazer o registro. Precisa ser muito organizada e dinâmica. Se não acaba por complicar ainda mais o processo de gestão, já que as pessoas podem não entender e se perderem.
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3 – Controle em um sistema de gestão
Vantagens: todas as tarefas são automatizadas e centralizadas em um só lugar. É possível registrar todas as transações da sua ótica, desde os itens em estoque até o fluxo de caixa, tudo de um jeito fácil e prático. Dá para criar alertas de atividades e encontrar as informações que você precisa de forma rápida e sem perder nada.
Desvantagens: é preciso treinar a equipe. Eles precisam aprender e entender a importância de usar o sistema para melhor organização da ótica. Tem um custo um pouco maior, já que precisa de suporte de outra empresa para a instalação.
Conclusão: gestão de ótica é fundamental
Organizar sua ótica é fundamental. Isso você já deve ter entendido até aqui. O ideal é ter uma ferramenta completa, que consiga te ajudar de ponta a ponta, em todos os aspectos do seu negócio como um sistema de gestão exclusivo para óticas. Mas, se você ainda não consegue adquirir um, é bom começar a adotar boas práticas e outras opções de gerenciamento que o ajudem a ver as vantagens diretas no dia a dia.
Se quiser experimentar na prática todos os benefícios de um sistema, conte com o teste grátis do ssOtica. Ele foi desenvolvido exclusivamente para o seu segmento de negócio. Além de ter todas as funcionalidades que você precisa para uma gestão eficiente e prática.
Com ele, dá para emitir notas fiscais, acompanhar estoque, fluxo de caixa, receitas e perfis de clientes, abrir ordens de serviço, entre outros, que vão muito além de só registrar as atividades.
Seja qual for o sistema que você adotar, o que importa é entender que a gestão de ótica é indispensável. E claro, que deve caminhar junto com o seu negócio. Só assim ele irá impulsionar sua ótica no caminho certo, ajudando a enfrentar os desafios da rotina de um jeito melhor.
