Organize o fluxo de ordem de serviço com o ssOtica

A montagem do fluxo de ordem de serviço eficiente é um processo muito importante para organização de vendas dentro de uma ótica.

Quando bem elaborado, você consegue identificar o andamento de um pedido com clareza e, assim, entender quantos pedidos estão em previsão, se os prazos estão em dia, e assim por diante. 

A boa notícia é que é possível fazer isso dentro do ssOtica. No sistema, você pode personalizar o fluxo de acordo com a realidade da sua ótica de forma prática e rápida. 

Sendo assim, durante a leitura, confira as vantagens de manter as ordens de serviço organizadas e como isso influencia na satisfação do cliente. Também, veja o passo a passo de como montar um fluxo usando o ssOtica!

Quais são as vantagens de organizar as Ordens de Serviço?

A principal vantagem de manter um fluxo de ordem de serviço (OS) organizado é que isso vai contribuir para a fidelização de clientes. 

Só para ilustrar, imagine a seguinte situação: a pessoa chega até sua ótica e faz o pedido de um óculos e recebe um prazo para a entrega do item. Porém, devido à má organização das OS, outros pedidos que chegaram depois acabam passando na frente.

Assim, na data estipulada, o cliente vai até à loja para retirar o produto, mas recebe a notícia de que ainda terá que esperar vários dias. Você diria que essa situação causa um bom impacto na experiência de compra? Com certeza não!

Dessa forma, é mais provável que, no futuro, o consumidor experimente a concorrência a fim de comparar com os serviços do seu comércio. Se a experiência for melhor, talvez migre definitivamente para outro negócio. 

Portanto, manter um fluxo eficiente proporciona maior controle sobre cada etapa dos pedidos, envolvendo o momento da abertura, produção e entrega. Nesse sentido, o ideal é investir em um sistema de gestão, como o ssOtica. 

Veja algumas das vantagens de usar o ssOtica para controlar o fluxo de ordem de serviço: 

• Status: veja o andamento de cada OS e saiba as que correm o risco de sofrer atraso;
• Laboratório: acompanhe as atualizações do laboratório e a previsão de entrega;
• Prazos: verifique a data combinada com cliente durante o atendimento e confira o prazo de cada etapa até a conclusão;
• Centralização: tenha acesso a todas as informações acerca de uma OS em um único lugar, com apenas alguns cliques você faz o controle completo das ordens de serviço da sua ótica.

Aprenda montar um fluxo de Ordem de Serviço no ssOtica

O ssOtica é um sistema de gestão específico para óticas. Assim, o processo de montagem do fluxo de ordem de serviço é personalizado para as necessidades desse modelo de comércio.

Veja as etapas envolvidas na criação de fluxo de OS por meio do software. 

Identifique os processos da sua ótica

A primeira coisa a ser feita é identificar o caminho que a ordem de serviço percorre desde a abertura até a entrega do pedido. Ou seja, você vai mapear todas as etapas que existem dentro desse ciclo. Lembre-se de fazer isso para cada tipo de serviço individualmente, por exemplo: 

• Troca;
• Reparo;
• Venda de lentes de contato;
• Venda de armação;
• E assim por diante.

Nesse sentido, é importante ser o mais específico possível, inclua todos os estágios, mesmo que algum não pareça tão relevante, mas, no final, pode influenciar na data de entrega.

Feito isso, você vai calcular o tempo estimado em cada etapa dos processos. No final, você vai saber o prazo médio gasto pela sua ótica em serviços diferentes. 

Cadastre as etapas

Agora que você já sabe quais são as etapas do fluxo de ordem de serviço da sua loja é hora de cadastrar isso no sistema. Veja o passo a passo: 

• Faça login com a sua conta;
• No menu lateral esquerdo, escolha a opção “Cadastros”;
• Depois, selecione “Tabelas” e, em seguida, “Tipos/Etapas O.S”;
• Clique em “Novo Tipo” para criar um serviço (por exemplo, troca ou manutenção de armação).
• Selecione o tipo de serviço criado e clique em “Nova etapa/Fase”;
• Para adicionar várias etapas, é só escolher mais uma vez “Nova etapa/Fase”.

Configure cada etapa

Ao criar uma nova etapa, você tem a opção de configurar os detalhes envolvidos no estágio. Por exemplo, você pode preencher:

• Descrição: faça um breve resumo do que é a etapa;
• Dias previstos: defina o prazo de duração desse estágio em específico;
• Contagem de dias: escolha se o tempo é contado apenas em dias úteis ou se é calculado em dias corridos.

Defina a mensagem

Por último, em cada etapa, há a opção de enviar uma mensagem automática (SMS) para o cliente. Então, se desejar, é possível notificar cada mudança de estágio. Ou então, você pode escolher comunicar apenas as etapas que considerar mais relevantes. 

Dessa forma, a experiência do cliente fica mais positiva, já que a pessoa sabe que o seu pedido está sendo andamento e não necessita ir até à loja ou ficar mandando mensagens para ter informações sobre o processo. 

Confira o kit de materiais: “Como melhorar a comunicação com o cliente em sua ótica”.

Conclusão

A fidelização de clientes é importante para a manutenção da boa saúde financeira de sua ótica. Em vista disso, é fundamental manter um bom fluxo de ordem de serviço para evitar problemas que poderiam resultar na insatisfação do consumidor com o comércio. 

Nesse sentido, uma boa opção para manter a organização é investir em um sistema de gestão para óticas, como o ssOtica. Entre os benefícios do software, é possível citar: 

• Acompanhamento de status e prazos;
• Automatização de processos;
• Centralização de informações;
• Melhor comunicação com o cliente.

Que tal testar na prática como manter a organização das ordens de serviço com o ssOtica? Faça um teste grátis!