Se você tem uma rotina agitada, provavelmente já deve ter passado por algum estresse por esquecer algum compromisso ou mesmo perder a hora para certa atividade. A melhor forma de organizar isso é usar uma agenda para otimizar o seu tempo. Isso vale tanto para a vida pessoal, quanto para a profissional e, claro, para a gestão da sua ótica.

Pense em quanta facilidade, planejamento e controle do tempo podem ser incluídos ao contar com uma agenda para óticas no seu dia a dia. Você pode criar alertas para clientes, um fluxo de acompanhamento de produção, programar reuniões e encontros com fornecedores e muito mais.

Para isso, você pode optar pelo famoso calendário de papel, que fica na sua mesa ou balcão. Outra alternativa é digitalizar seus compromissos usando uma agenda virtual. Qual é a melhor agenda para sua ótica? Cada modelo possui suas características e vamos te ajudar a decidir o que mais funciona para você.

Quais as diferenças entre uma agenda de papel e uma digital?

Antes de decidir a melhor forma de organizar sua ótica com uma agenda eficiente, é importante conhecer as diferenças, vantagens e desvantagens entre o papel e o digital.

Agenda de Papel

Se você gosta de escrever e acredita que fixa melhor seus compromissos dessa forma, então escolha esse formato, pois, assim, sua adaptação será mais fácil.

Vantagens:

• Agenda sempre à vista, na sua mesa ou no local onde você passa a maior parte do tempo, o que ajuda a não esquecer as tarefas;
• É fácil de usar e há diferentes modelos, como planners e calendários, que ajudam na visualização do que precisa ser feito;
• Possibilidade de riscar cada tarefa concluída, o que passa a sensação de produtividade e dever cumprido.

Desvantagens:

• É difícil levar a agenda com você para qualquer lugar, como quando precisar sair da ótica;
• Toda vez que algo mudar ou for acrescentado, pode deixar sua agenda bagunçada, com rabiscos e rasuras;
• Cada pessoa ou departamento pode usar a agenda de um jeito e não há integração, o que pode comprometer algumas atividades.

Agenda Digital

Se você prefere usar recursos tecnológicos para facilitar e tornar seu dia a dia mais prático, esse formato é uma boa opção.

Vantagens:

• Sincronização com os e-mails de todos os funcionários da ótica, o que permite uma visualização completa da rotina de trabalho;
• Acesso de qualquer lugar, sem a necessidade de carregar nada além do celular, o que facilita a organização;
• Integração com outras plataformas e sistemas, como um programa de gestão, o que permite acompanhamento de atividades de produção e contato com clientes;
• Criação de alertas e lembretes automáticos, para não perder prazos.

Desvantagens:

• Necessidade de conhecimento mínimo no uso de computadores e ferramentas de e-mail;
• É acessada apenas por meio de um dispositivo, seja celular ou computador, o que obriga a ter esses equipamentos na loja.

Como incluir o uso da agenda para óticas na sua gestão?

Agora que já conhece os benefícios de ter uma agenda para óticas, veja quais são primeiros passos para adotar o quanto antes na sua gestão. Antes de mais nada, escolha o modelo, mas não precisa ser só de papel ou digital: você pode unir o melhor de cada um e ter a organização completa!

Depois, converse com sua equipe e coloque em prática: veja algumas dicas para começar.

• Crie momentos de planejamento de atividades: não adianta ter uma agenda e não usar da melhor forma. Por isso, separe um tempo no dia, semana ou mês para você e sua equipe preencherem os compromissos e acompanharem como está o desempenho.
• Defina listas de tarefas: seja qual for o modelo adotado, aproveite para listar as atividades diárias e definir responsáveis. Com isso, nada fica para trás.
• Use cores para separar cada tipo de atividade: no papel, use marcadores ou post-its; no digital, separe cada tipo de tarefa por cor. Assim, fica mais fácil avaliar que tipo de ação ocupa mais sua rotina e facilita a visualização de quem precisa trabalhar em cada coisa.
• Automatize alertas e lembretes: unindo as tarefas listadas, seja no papel ou no digital, a um sistema de alertas, você nunca mais deixa seus clientes esperando e pode ainda estreitar seu relacionamento com mensagens importantes na hora certa.

Deu para visualizar a eficiência que uma agenda para óticas pode te trazer, certo? Imagine ter toda essa organização e ainda contar com um sistema de gestão, como o ssOtica, que te ajuda em diversas tarefas do seu dia a dia. Fale com a gente e faça um teste!