Como usar um sistema de gestão com eficiência?

Para otimizar todos os processos da sua ótica e, claro, contribuir para que a loja tenha melhores resultados, é necessário contar com o apoio de um sistema de gestão. É ele que vai ajudar a identificar e atender as necessidades de cada setor da ótica, trabalhando para eliminar os problemas e descobrir quais ações estão sendo positivas. Mas será que você sabe usar um sistema de gestão com eficiência?

Um dos grandes erros que as empresas cometem ao implementar um sistema de gestão é acreditar que ele, por si só, fará todo o trabalho sozinho. Não é bem assim! É claro que o objetivo de um sistema de gestão é tornar o dia a dia mais prático e inteligente, mas apenas adotar uma ferramenta, sem aprender a usá-la da maneira correta, não vai resolver nenhum problema da sua ótica.

Portanto, usar um software de gestão com eficiência garante que ele realmente seja útil para a empresa. Neste artigo, listamos 4 importantes passos que você precisa dar para que o sistema de gestão da sua ótica desempenhe bem o papel dele.

Se você está insatisfeito com o seu sistema, esses são pontos importantíssimos para que ele finalmente comece a trazer bons resultados para o negócio. Continue a leitura e saiba o que fazer!

4 passos para usar um sistema de gestão com eficiência na sua ótica

1. Conheça as necessidades da sua ótica

Para usar um programa para óticas com eficiência, antes de tudo, é preciso entender quais são as necessidades da sua empresa.

Você sabe quais são os processos que não estão sendo satisfatórios na sua ótica? Onde estão os pontos críticos do negócio? Por exemplo, se o problema está em informações desencontradas em relação a estoque e caixa, quais são os ajustes que precisam ser feitos no sistema para resolver?

Outro ponto importante que precisa ser levado em consideração: a sua equipe foi treinada para usar o sistema de gestão? Conhece todos os processos e alimenta o software com os dados necessários? 

Fazer essa análise é essencial para usar o sistema de gestão com eficiência. Afinal, é conhecendo as necessidades da ótica que é possível saber como o software será capaz de auxiliar.

2. Mantenha os dados atualizados

Se você estiver insatisfeito com o sistema de gestão da sua ótica, pode ser que a sua equipe não esteja colocando os dados de forma adequada no software.

Um sistema de gestão só funciona corretamente se os dados apresentados estiverem corretos e atualizados. Isso significa que não basta apenas alimentar o software com as informações que são gerenciadas, mas também estar atento à periodicidade com que isso é feito e à precisão desses dados.

E mais: quando a equipe não está bem treinada, pode acontecer de um funcionário fazer determinado processo de um jeito e outro, de outra forma. Isso pode impactar na precisão dos dados e, consequentemente, no acompanhamento e nas análises feitas pelo sistema.

3. Descubra todas as funcionalidades do seu sistema de gestão

Outro ponto que você não pode abrir mão para usar o seu sistema de gestão com eficiência é saber exatamente sua capacidade. Será que você e a sua equipe conhecem a fundo a ferramenta e tudo o que ela oferece para sua gestão? Isso é imprescindível para usá-la corretamente.

Muitas vezes, o sistema que a ótica contrata fica subutilizado simplesmente porque os profissionais não conhecem ou entendem como os recursos podem auxiliá-los no dia a dia.

Então, se você acredita que é esse o seu caso, é preciso solicitar que a empresa fornecedora do sistema oriente melhor a sua equipe. Peça que seja oferecido um treinamento completo para que todos os funcionários conheçam as funcionalidades do sistema e aprendam a usá-lo em sua totalidade. Do contrário, o investimento na ferramenta não estará sendo bem aproveitado.

4. Avalie se o seu sistema é realmente o melhor para a sua ótica

Se mesmo seguindo todos esses passos, você achar que não está usando o sistema de gestão com eficiência, pode ser que ele não seja o ideal para a sua ótica.

É muito comum empresas contratarem softwares de gestão considerando apenas o preço ou por terem recebido uma indicação. No entanto, antes de optar por uma ferramenta, o que o gestor da ótica precisa fazer é realmente entender o que a empresa precisa. Afinal, o que é bom para uma nem sempre é bom para outra e cada empresa tem necessidades únicas. 

Pode ser também que a sua empresa não esteja usando um sistema de gestão específico para óticas. Contratar uma ferramenta genérica, que tenha sido desenvolvida para qualquer tipo de loja não é uma boa ideia, já que óticas possuem processos muito específicos. Então, não é qualquer software que atenderá a essas necessidades.

Sendo assim, avalie se o seu sistema é realmente o melhor para a sua empresa e considere a possibilidade de contratar uma solução que tenha sido desenvolvida especialmente para esse segmento. O ssOtica é um sistema de gestão exclusivo para óticas, criado para auxiliar a sua empresa nos processos do dia a dia.

Com ele, você consegue obter melhores resultados na sua ótica, já que permite ganhos em produtividade e organização, além de possibilitar que você venda pela internet, tendo sua própria loja e pupilômetro virtuais.

Quer saber mais sobre como funciona? Fale com um de nossos especialistas para experimentar o ssOtica.