Quem está à frente de uma ótica sabe que frequentemente é preciso tomar decisões importantes para o funcionamento da empresa. No início, isso costuma acontecer de forma mais intuitiva e orgânica.

No entanto, com o passar do tempo, é possível tornar esse processo de tomada de decisão mais racional e preciso, baseado em dados que refletem a realidade da loja.

Mas qual é a melhor forma de obter essas informações e, consequentemente, melhorar esse processo na ótica? É essa pergunta que vamos responder no texto de hoje. Confira!

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Controle as vendas e o fluxo de caixa

Para melhorar a tomada de decisão é fundamental ter pleno conhecimento de como andam as áreas financeira e de vendas. Porém, esse é um dos principais desafios que os donos de ótica precisam enfrentar. E isso normalmente acontece por duas razões: falta de automatização e uso incorreto de softwares de gestão.

Por mais que tenham algum sucesso, essas tentativas não conseguem acompanhar em tempo real a rotina dinâmica da empresa. Por isso, ter um sistema específico para óticas é o mais indicado. Dessa maneira, as informações estarão disponíveis em um único lugar sempre que precisar delas.

Com ele, é possível inserir todos os dados financeiros do dia a dia da loja de forma simples e rápida. Já as vendas podem ser registradas sem demora e burocracia: basta orientar os vendedores para que saibam usar a plataforma. Portanto, com base em números e informações confiáveis, o gestor poderá agir de forma mais precisa e estratégica.

Faça a gestão de contas a pagar e a receber

Para a tomada de decisão se tornar um processo mais racional, é essencial mapear e acompanhar todas as variáveis da área financeira. E dentre essas variáveis, uma das mais importantes diz respeito às contas a pagar e receber. Entretanto, nem sempre essa é uma tarefa simples de ser feita, pois exige muita atenção e esforço.

Na prática, são muitos os itens que fazem parte desse fluxo. Alguns deles são:

• Despesas fixas, como aluguel;
• Pagamento de fornecedores;
• Funcionários, como salário, 13º, férias, etc;
• Impostos;
• Acompanhar os recebimentos;
• Identificar situações de inadimplência 

Com um sistema especializado para o setor óptico, é possível organizar as contas a pagar e receber sem complicação. Com ele, o dono da loja, consegue, por exemplo, criar alertas para que nenhuma data de pagamento seja esquecida. Ou ainda identificar clientes com pagamentos em atraso e enviar SMS para regularizar a situação. 

Realize o cadastro de clientes e receitas

Você sabia que o cadastro de clientes e receitas é uma das ações mais importantes para quem deseja tomar decisões mais assertivas? Isso se dá pela fidelização dos consumidores, criação de oportunidades de venda e campanhas de marketing mais efetivas. Sendo assim, ao criar e manter o cadastro de clientes e receitas sempre atualizado, o dono da ótica consegue:

• Informar a chegada de produtos diferentes na loja; 
• Lembrar o consumidor do vencimento de receituários médicos;
• Enviar mensagens em datas comemorativas;
• Criar e divulgar promoções. 

Com um sistema de gestão pensado exclusivamente para a realidade das óticas, o gestor pode garantir a eficiência na realização desses cadastros. Ele permite registrar e armazenar todos os dados de forma segura. Além disso, essa ferramenta também centraliza todas as informações em único lugar, possibilitando o acesso rápido a qualquer momento.

Faça o gerenciamento do estoque

Saber como está o estoque da loja e fazer o seu gerenciamento é vital para o bom funcionamento da ótica. Porém, muitas vezes o gestor acaba sofrendo com a falta de dados mais precisos sobre a situação do setor. E isso pode fazer com que a tomada de decisão se torne um processo pouco racional e mais intuitivo.

Organizar as atividades do estoque pede um alto controle das entradas e saídas de produtos da loja. Afinal, tanto o acúmulo quanto a falta de mercadorias geram prejuízos para a ótica. Atualizar sempre as informações do setor em tempo real é o ideal.  Isso ajuda a alcançar esse equilíbrio e evitar problemas decorrentes do mau gerenciamento.

Sendo assim, ter um software específico para o segmento na sua loja, é a melhor maneira de controlar o estoque sem dor de cabeça. Ele permite acompanhar as entradas e saídas de mercadorias, emitir etiquetas e gerar código de barras para os produtos. 

Controle as ordens de serviço

Ter em mãos todos os dados atualizados das ordens de serviço é a forma mais eficaz de gerenciar as demandas e garantir a satisfação dos clientes. Esse controle permite saber o andamento de todos os pedidos que foram feitos na loja. 

Além disso, também é possível oferecer ao consumidor uma estimativa de prazo de entrega que corresponde realmente com a realidade. Assim, ele não terá suas expectativas frustradas quanto a entrega do produto.

Para garantir que essas informações possam ser encontradas com rapidez, é muito importante contar com um sistema que seja capaz de centralizá-las e organizá-las. Assim, os dados estarão sempre disponíveis sempre que for preciso checar algum pedido.

Conclusão

Como vimos, para melhorar a tomada de decisão é necessário levar em conta muitos fatores. Porém, ao integrar todas as áreas da loja, fica muito mais fácil ter uma visão geral do negócio e tornar esse processo mais preciso e racional. Nesse sentido, contar com um sistema de gestão específico para óticas pode ser o melhor caminho.

O ssOtica, por exemplo, é uma ferramenta que entrega as melhores soluções para empresas do setor óptico. Com ele, é possível realizar o cadastro de clientes e receitas, controlar o estoque e as vendas e acompanhar o fluxo de caixa sem complicação.

Além disso, a plataforma conta com indicadores de desempenho e estatísticas que mostram a realidade da loja. Assim, o gestor não precisa agir confiando apenas na experiência e percepção que tem do negócio para tomar melhores decisões. Conheça o ssOtica e descubra como tornar a tomada de decisão da sua ótica ainda mais fácil e assertiva.